ZEP-Clock-Hilfe

Hier finden Sie die ZEP Clock-Hilfe


Einstellungen:

Allgemein

Zugriff über sichere SSL-Verbindung

Sie können hier angeben, ob Sie grundsätzlich eine SSL-verschlüsselte Verbindung erzwingen möchten,

dies als Option anbieten möchten oder es nicht möglich sein soll. Wir empfehlen Ihnen immer mit

SSL-Verschlüsselung auf ZEP CLOCK zuzugreifen.

Speichern von Benutzername und Kennwort im Browser zulassen

Wenn Sie zulassen möchten, dass der Browser den Benutzernamen und das Kennwort speichert, können

Sie dies hier angeben.

ZEP CLOCK Sprache

deutsch, deutsch Schweiz, englisch, englisch mit europäischen Zahlen- (1.000,93), Datums- (01.01.2010)

und Uhrzeitformat (15:45) oder französisch, die Sprache kann aber auch noch für jeden Mitarbeiter einzeln

angegeben werden.

Hier stellen Sie die Standard-Sprache für ZEP CLOCK ein. Zur Spracheinstellung gehört auch die sprachtypische

Formatierung von Datum und Uhrzeit und Dezimalzahlen.

Die in ZEP CLOCK angelegten Mitarbeiter haben i.A. als Sprache “-Standard-“ eingestellt. Damit ist genau die

Sprache gemeint, die Sie hier einstellen. Wenn für einen Mitarbeiter nicht die Standard-Sprache, sondern

fest eine andere Sprache gelten soll, dann stellen Sie diese in der Mitarbeiterverwaltung ein. Die

Anmelde-Seite wird dann weiterhin in der Standard-Sprache angezeigt, nach dem Anmelden wird der

Benutzer ZEP CLOCK in seiner Sprache sehen

Hier kann ein alternatives Logo zum provantis-Logo auf der Login-Seite angezeigt werden. Wenn Sie ZEP CLOCK

bei provantis mieten, senden Sie uns Ihr Logo in der gewünschten Größe. Wenn Sie ZEP CLOCK gekauft haben

geben Sie hier den vollständigen Pfad der Logodatei relativ zum ZEP CLOCK Installationsverzeichnis an.Um das

Standardlogo durch ein eigenes Logo zu ersetzen, legen Sie das Logo auf Ihrem Server außerhalb Ihrer

ZEP Clock-Installation ab. Die Pfadangabe erfolgt relativ zu Ihrer ZEP Clock-Installation.

Das ist der Text, der erscheint, wenn der Mauszeiger über dem Firmenlogo auf der ZEP CLOCK-Anmeldeseite

ist, oder wenn das Logo nicht angezeigt werden kann.

Einstellung Anzahl Einträge pro Seite

In ZEP CLOCK bekommen Sie oft Suchergebnisse in einer blätterbaren Tabelle präsentiert. Per

Standard werden 15 Einträge pro Seite dargestellt. Hier können Sie diese Zahl ändern.

Die Anzahl Einträge pro Seite hat Auswirkungen auf den Bedienkomfort und auf die Geschwindigkeit:

· Eine große Zahl ist nur bei großen bzw. hochauflösenden Monitoren sinnvoll. Es sollten immer alle Einträge

auf einer Bildschirmseite sichtbar sein, denn sonst ist das Zusammenspiel zwischen dem Blättern in der

Tabelle und dem Scrollen im Browser unkomfortabel.

· Bei einer großen Zahl dauert die Darstellung länger. Da beim ersten Aufruf einer Seite auch bereits die

erste Tabellenseite angezeigt wird, entsteht der Eindruck, dass der Menüwechsel langsamer ist.

Hinweis: Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf vollständig angezeigte, nicht-blätterbare Tabellen

in Auswertungen und keine Auswirkung auf Tabellen in Popupfenstern.

Hinweis: Es gibt auch eine feste Mindestanzahl Einträge: Ein Seitenumbruch erfolgt erst dann, wenn die

Folgeseite mindestens 4 Einträge enthalten wird. Das bedeutet: die letzte Seite einer Tabelle kann bis zu

drei Einträge mehr als die eingestellte Anzahl enthalten.

Kennwortqualität einstellen

Sie können die Kennwortqualität definieren:

· Geben Sie eine Mindestlänge an

· Geben Sie an aus welchem Zeichenraum (Kleinbuchstaben (a-z), Großbuchstaben (A-Z),

Zahlen (0-9)) Elemente vorhanden sein müssen

Rückwärtige Erfassung für Arbeitszeiten

Wenn Sie „keine rückwärtige Erfassung“ einstellen, ist die Erfassung nur für die laufende Woche erlaubt, montags allerdings rückwirkend für die vergangene Woche. Wenn Sie statt dessen angeben, dass sie X Tage zurück erfassen möchten, werden diese Tage auf diese Einstellung hinzuaddiert.

Erlauben Sie die nachträgliche Erfassung weiter in die Vergangenheit, z.B. wenn in der letzten Woche so viele Feiertage waren, dass viele Mitarbeiter im Rückstand mit ihrer Zeiterfassung sind.

Vorrausbuchung bei der Zeiterfassung erlauben

Geben Sie an wie viele Tage in die Zukunft die Zeiterfassung möglich sein soll. Sie können hierbei wählen, ob die Vorrausbuchung auf eine Anzahl Minuten eingeschränkt werden soll, oder ob Ihre Mitarbeiter mehrere Tage voraus buchen dürfen.

Mehrzeiliges Bemerkungsfeldes in der Arbeitszeiterfassung

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter längere Bemerkungstexte zu den gebuchten Zeiten hinzufügen, können Sie hier einstellen, dass das Bemerkungsfeld in der Arbeitszeiterfassungs-Maske mehrere Zeilen groß ist.

Bemerkungstext erzwingen

Wenn Sie möchten, dass zu jedem Zeiteintrag eine Bemerkung eingegeben werden muss, geben Sie dies hier an.

Bemerkungstext von der zuletzt erfassten Arbeitszeit vorbelegen

hier können Sie festlegen, ob bei der Zeiterfassung der Bemerkungs-Text mit dem Bemerkungs-Text der als letztes erfassten Arbeitszeit vorbelegt sein soll oder nicht.

Wochenende anzeigen

Sie können entscheiden ob in der Arbeitszeiterfassungs-Tabelle das Wochenende angezeigt wird. Auch wenn das Wochenende generell ausgeschaltet ist: Sobald eine Buchung auf einen Wochenend-Tag vorgenommen wurde, wird dieser Tag in der Tabelle sichtbar.

Arbeitszeiten nur als Zeitdauer, ohne von/bis

Wenn Sie in den Einstellungen diese Checkbox aktivieren, erfassen Sie auf der Seite “Arbeitszeit erfassen” ihre Arbeitszeit per Eingabe der Dauer.

Wenn Sie in den Einstellungen diese Checkbox nicht aktivieren, erfassen Sie auf der Seite “ Arbeitszeit erfassen” ihre Arbeitszeit per Angabe der von- und bis-Zeiten.

Hinweis: Wenn Sie die Arbeitszeit nur über die Dauer erfassen, kann keine Pausenregelung angewendet werden!

Anzeige von Lücken in der Arbeitszeiterfassung

Hier können Sie angeben, ob Pausen (Zeiten, für die keine Zeitmeldungen erfasst wurden) als Lücke gekennzeichnet werden sollen.

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden auf der Seite “ Arbeitszeit erfassen” in der Tabelle der Arbeitszeiteinträge die Lücken im Tagesverlauf durch einen größeren Abstand gekennzeichnet.

Diese Lücken werden von ZEP CLOCK als Pausen angesehen. Wenn Sie aber nur vergessen haben hier eine Zeit zu erfassen, erleichtert ZEP CLOCK Ihnen nun das Auffüllen dieser Lücke wie folgt:

Klicken Sie auf die entsprechende Lücke, wird die Ende-Zeit des vorherigen Eintrags als von-Zeit und die Start-Zeit des folgenden Eintrags als bis-Zeit in das obere Erfassungsfeld kopiert. Geben Sie dann entsprechend eine Bemerkung an und Sie können so ganz einfach diese Lücke auffüllen.

Wenn Sie die Zeiterfassung ohne von/bis-Zeiten einsetzen dann gibt es auch keine Lücken und diese Einstellung ist bedeutungslos.

Vorbelegung von-Zeit für neuen Tag

Geben Sie an, ob die Benutzer eine vordefinierte Uhrzeit bei Start von ZEP CLOCK vorfinden sollen, oder ob die Arbeitszeiterfassung mit der aktuellen Uhrzeit (Standard) für einen neuen Tag voreingestellt werden soll.

Minutenraster

Hier können Sie wählen ob die Arbeitszeit im 1, 2, 5, 6, 10, 15 , 20 oder im 30 Minutenraster erfasst werden soll.

Wir empfehlen 3 oder 6 oder 15 oder 30 Minuten-Raster.

Bei 3, 6, 15 und 30 Minuten-Raster werden Stunden immer mit 2 Nachkommastellen angezeigt. Bei 1, 2, 5, 10 und 20 Minuten-Raster werden Stunden immer mit 4 Nachkommastellen und ggf. gerundet angezeigt.

Hinweis:

Mit 1, 2, 5, 10 und 20 Minuten-Raster nehmen Sie Rundungsdifferenzen bei der Anzeige in Kauf, denn diese Rasterung kann bei der Umrechnung in den jeweiligen Stundenanteil periodische Zahlen ergeben.

Beispiel:

5 Minuten entsprechen 1/12 Stunde, also 0,0833333333…

Diese Zahlen werden in den Tabellen und in den verschiedenen Auswertungen gerundet angezeigt (Stunden auf 4 Nachkommastellen). Für Berechnungen werden die korrekten Zahlen mit 10 Nachkommastellen verwendet.

Wir empfehlen daher als Minutenraster 3 Minuten 6 Minuten oder 15 Minuten oder 30 Minuten.

Bitte beachten:

Wird das Minutenraster geändert, ist die Bearbeitung von Arbeitszeiten, die in einem anderen Raster erfasst wurden, nur noch eingeschränkt möglich.

Beispiel:

Sie arbeiten mit 1-Minuten-Raster und erfassen eine Zeit von 11:04 bis 11:17. Anschließend stellen Sie um auf 15-Minuten-Raster. Dann rufen Sie die erfasste Zeitbuchung auf, z.B. um einen Schreibfehler im Bemerkungsfeld zu korrigieren. In der Änderungsseite wird die “alte” Zeit durch Rundung in das “neue” Raster “gezwungen”, es entsteht 11:00 bis 11:15. Das wird beim Ändern der Buchung so gespeichert bzw. versucht zu speichern. Die Änderung ist dann evtl. wegen Überschneidung nicht mehr möglich, weil bis 11:04 (nach dem alten Minutenraster) bereits eine andere Arbeitszeit gebucht ist.

Vorbelegung von-Zeit / bis-Zeit für Pausenerfassung

Hier können Sie eine Uhrzeit für die Pausenerfassung vorgeben. Natürlich können diese Angaben individuell bei der Erfassung überschrieben werden.

Mitarbeiter

Mitarbeiter-Zugangsdaten per E-Mail zusenden

Zur Auswahl stehen folgende Optionen:

· Nie Informieren

· Optional wählen: Beim Anlegen eines Benutzers bzw. beim Ändern des Kennworts kann dies immer gewählt werden

· Automatisch senden: Beim Speichern der Benutzerdaten wird die Mail automatisch versendet

Anzeigename für Mitarbeiter in Tabellenspalten von internen Auswertungen

Hier können Sie angeben, wie der Name eines Mitarbeiters in internen Auswertungen angezeigt werden soll. Sie haben die Wahl zwischen

· Benutzername

· Nachname, Vorname

· Benutzername (Vorname Nachname)

· Kurzzeichen des Mitarbeiters

Voreinstellung Regelarbeitszeit (Stunden pro Tag) für neue Mitarbeiter

Hier geben Sie für jeden Tag die Regelarbeitszeit in Stunden an. Diese Voreinstellung wird automatisch für neu angelegte Mitarbeiter übernommen. Natürlich können Sie diese Voreinstellung beim Mitarbeiter überschreiben. (Link zu Mitarbeiter>Regelarbeitszeit)

Mitarbeiter darf Fehlzeiten an Tagen mit Regelarbeitszeit 0 erfassen

Geben Sie hier an, ob ein Mitarbeiter auch an Tagen, an denen er eine Regelarbeitszeit von 0 Stunden hat, Fehlzeiten erfassen kann.

Voreinstellung Urlaubsanspruch pro Jahr für neue Mitarbeiter

Tragen Sie bitte einen Wert für den Urlaubsanspruch pro Jahr ein. Die hier vorgenommene Einstellung wird in der Mitarbeiterverwaltung als Default-Wert voreingestellt und kann für den einzelnen Mitarbeiter überschrieben werden.

Voreinstellung Pausenregelung für neue Mitarbeiter

Sie können hier angeben, welche Pausenregelung als Voreinstellung für neue Mitarbeiter verwendet werden soll. Diese Einstellung wird in der Mitarbeiterverwaltung als Default-Wert voreingestellt und kann für den einzelnen Mitarbeiter überschrieben werden.

Vor Ablauf eines Beschäftigungszeitraums benachrichtigen

Hier können Sie konfigurieren, ob und wer eine bestimmte Anzahl von Tagen vor Ende eines Beschäftigungszeitraums per E-Mail benachrichtigt wird.

Für die Benachrichtigungs-Mails gibt es in den Stammdaten die Mailvorlage: „Benachrichtigung vor Beschäftigungsende“.

Jeder Mitarbeiter kann angeben, bis zu welchem Datum er seine Arbeitszeiten (ggf. Fehlzeiten) fertig erfasst hat und somit freigibt.

Hier stellen Sie ein, ob die ZEP CLOCK-Benutzer ihre erfassten Daten (Arbeitszeiten, ggf. Fehlzeiten) freigeben können.

D.h. jeder Mitarbeiter kann angeben, dass alle Arbeitszeiten (ggf. Fehlzeiten) korrekt und vollständig erfasst sind.

In der Arbeitszeittabelle unter Mein ZEP>Arbeitszeiten ist in der Zeile mit der KW-Angabe das zuletzt eingegebene “Freigegeben bis Datum” zu finden.

Anschließend können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten, Fehlzeiten für die Zeit bis einschl. dem Freigabedatum nicht mehr bearbeiten.

In der Administration sind weiterhin alle Änderungen möglich.

Wenn ein Mitarbeiter ein Freigabedatum eingetragen hat, kann er dieses nicht mehr rückgängig machen!

Wenn das Freigabedatum doch geändert werden muss, kann ein ZEP CLOCK-Administrator im Untermenüpunkt Daten des Mitarbeiters das Freigabedatum jederzeit korrigieren.

Wo wird dieses Freigabedatum angezeigt:

Ein Administrator kann dieses Freigabedatum unter Mitarbeiter>Verwaltung sehen und unter Mitarbeiter>Verwaltung>Mitarbeiter>Daten sehen und ändern. Wenn Sie zusätzlich das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub einsetzen, sehen Sie unter Administration>Monatsabschluss das grau-blaue Freigabe-Symbol neben dem grau-gelben Sperre-Symbol.

Geben Sie optional an, ob der Mitarbeiter benachrichtigt werden soll, wenn er für einen Monat gesperrt oder entsperrt wird.

Änderungshistorie

Änderungen von Mitarbeiterdaten aufzeichnen: Aktivieren Sie die Checkbox „Änderungen von Mitarbeiterdaten aufzeichnen“, wenn Sie protokollieren möchten, wer wann welche Änderungen an Mitarbeiterdaten vornimmt.

Login via Google ermöglichen

Die Einrichtung eines optionalen Login in ZEP CLOCK via Google erfolgt in mehreren Schritten:

Unter Administration>Einstellungen>Login geben Sie an, ob Sie den “Login via Google ermöglichen” wollen.

Für die sichere Kommunikation von ZEP CLOCK mit Google müssen „CLIENT ID“ und „CLIENT SECRET“ in den Einstellungen von ZEP CLOCK hinterlegt werden.

Dafür muss Ihr ZEP CLOCK als App über die „Google Cloud Console“ https://cloud.google.com/console registriert werden, „CLIENT ID“ und „CLIENT SECRET“ werden bei der Registrierung von Google generiert. Bei der Registrierung ist darauf zu achten, dass die Adresse zu „glogin.php“ unterhalb des view-Verzeichnisses von ZEP CLOCK bei Google als „REDIRECT URI“ hinterlegt wird.

Nach dem Konfigurieren kann sich jeder Mitarbeiter mit einem gültigen Google-Konto mit seinen Google Zugangsdaten anmelden, wenn die E-Mail-Adressen des Google-Kontos und ZEP CLOCK übereinstimmen. Die Anmeldung über Google kann durch den Aufruf der Seite „glogin.php“ unterhalb des view-Verzeichnisses von ZEP CLOCK initiiert werden. Die Google-Anmeldung kann auch über den Link „Sign in with Google“ auf der Loginseite von ZEP CLOCK erreicht werden, falls der normale Login von ZEP CLOCK nicht vom Administrator gesperrt wird.

Einführung des Überstunden-, Fehlzeiten- und Urlaubsmoduls

Geben Sie hier an, ab welchem Monat das Überstunden-, Fehlzeiten- und Urlaubsmodul in ZEP CLOCK eingeführt wurde.

Beachten Sie dabei:

· Ab diesem Monat müssen die Mitarbeiter alle Ihre Arbeitszeiten vollständig erfassen, sonst werden Fehlzeiten berechnet.

Beispiel:

Wenn Sie im Januar eines Jahres zum Test nur ein paar wenige Zeiten erfasst haben, aber erst ab Februar ZEP CLOCK richtig einsetzen: dann geben Sie den Februar des Jahres als Einführungszeitpunkt des Urlaubsmoduls an.

· Geben Sie für für jeden einzelnen Mitarbeiter in der Mitarbeiterverwaltung die Vorjahresüberstunden und den Urlaubsanspruch für das aktuelle Geschäftsjahr an (aktuell bedeutet in diesem Fall ab Einführung des Zusatzmoduls).

· Sie sollten ab diesem Datum regelmäßig den Monatsabschluss durchführen.

Benutzer mit der Berechtigungsstufe “User mit Zusatzrechten” dürfen ihre Fehlzeiten selbst eintragen

Geben Sie an, ob Mitarbeiter mit dem Recht „User mit Zusatzrechten“, ihre Fehlzeiten selbst eintragen dürfen.

Benutzer mit der Berechtigungsstufe “User” und Benutzer mit der Berechtigungsstufe “User mit Zusatzrechten” dürfen ihre Fehlzeiten selbst eintragen

Geben Sie an, ob Mitarbeiter mit dem Recht “User” und „User mit Zusatzrechten“, ihre Fehlzeiten selbst eintragen dürfen.

Fehlzeitenerfassung in der Vergangenheit erlauben

Geben Sie an, ob Mitarbeiter ihre Fehlzeiten “rückwirkend” in der Vergangenheit eintragen dürfen.

Zeiterfassung auf ganzen Fehltag möglich

Definieren Sie hier, ob ein Benutzer Zeiten auf einen Tag buchen darf, den er als ganzen Fehltag definiert hat.

Soll bei zu vielen Überstunden pro Tag eine E-Mail an den Abteilungsleiter bzw. Administrator gesendet werden?

Sie können hier angeben, dass eine Mail versendet wird, wenn ein Mitarbeiter mehr als eine von Ihnen definierte Menge an Überstunden gemacht hat.

E-Mail bei Erreichen einer Anzahl von Überstunden

Wenn Sie einstellen “Ab dieser Anzahl Überstunden pro Tag:” und eine Anzahl x angeben, dann gilt: Wenn ein Mitarbeiter seine Zeit erfasst und dadurch die Anzahl Überstunden an diesem Datum die Anzahl x übersteigt, dann wird eine E-Mail an den Administrator versendet.

Ausnahme: Freie Mitarbeiter und gelegentlich arbeitende Hilfskräfte werden in ZEP CLOCK üblicherweise mit der Regelarbeitszeit 0 verwaltet. Deshalb gibt es in ZEP CLOCK die Regelung: Wenn der Mitarbeiter an jedem Wochentag die Regelarbeitszeit 0 hat, wird keine Überstundenbenachrichtigung versendet.

Sie können den Text der E-Mail nach Ihren Vorstellungen anpassen: Unter Administration > Stammdaten > Überstd., Fehlzeiten, Urlaub > Mailvorlagen in der Tabelle Fehlzeit-Mailvorlagen die Zeile mit der Bezeichnung ‘Überstunden-Benachrichtigung’.

Aktuellen Tag in der Monatsende-Auswertung anzeigen

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird auch der aktuelle Tag in Mitarbeiter>Auswertungen>Monatsende berücksichtigt.

Hinweis falls der letzte Monatsabschluss lange zurückliegt

Wenn Sie regelmäßig Monatsabschlüsse durchführen, haben Sie die Sicherheit, dass die Mitarbeiter die Zeiten des betreffenden Monats nicht mehr ändern können. Außerdem werden einige Auswertungen schneller sein.

In diesen Auswertungen wird ein Hinweis angezeigt, falls der letzte Monatsabschluss lange zurückliegt.

Stellen Sie hier ein, nach wie vielen Monaten der Hinweis angezeigt werden soll. Die Zahl muss zwischen 1 und 12 sein.

Empfänger der Anträge auf Genehmigung von Fehlzeiten

Geben Sie hier durch „Häkchen“ an, wer alles den Urlaubsantrag der Mitarbeiter per E-Mail empfangen soll, zusätzlich können Sie beliebig weitere Empfänger eintragen, getrennt durch Leerzeichen, Komma oder Semikolon.

Nur Admin darf genehmigte Fehlzeiten löschen

Geben Sie hier durch „Häkchen“ an, dass nur ein Administrator genehmigte Fehlzeiten löschen darf

Stammdaten

Pausenregelung

Hier Legen Sie eine Pausenregelung für Ihr Unternehmen an (oder mehrere). Bereits angelegt ist die Pausenregelung “Standard”, in der die “Mindestpausen” nach § 4 ArbZG eingetragen sind.

Möchten Sie eine neue Pausenregelung anlegen, klicken Sie auf den Link “Neue Pausenregelung anlegen” , geben einen Namen ein und speichern.

Geben Sie an, ab welchem Datum (Monat.Jahr) die Pausenregelung gültig ist (für neue Gültigkeitszeit anlegen).

Sie können wählen, ob es bei Ihnen eine eine Mindestruhezeit geben soll. Damit ist die Zeitspanne zwischen zwei Arbeitstagen gemeint.

Wenn Sie Keine Mindestruhezeit angeben, müssen Sie nur die maximale Arbeitszeit pro Tag im Sinne der Pausenregelung in Stunden angeben.

Wenn Sie eine Mindestruhezeit angeben, geben Sie eine Mindestruhezeit im Sinne der Pausenregelung in Stunden an, dies ist die Zeitspanne, die mindestens zwischen zwei “Arbeitstagen” oder auch “Schichten” liegen muss. Geben Sie ebenfalls die maximale Arbeitszeit pro Tag im Sinne der Pausenregelung in Stunden an.

Sie können die Einhaltung der definierten Pausenregel erzwingen:

· Wenn Sie die Checkbox “Einhaltung erzwingen” nicht aktivieren (“Nein”), werden die Mitarbeiter bei der Erfassung ihrer Arbeitszeiten nur darauf aufmerksam gemacht, dass Sie die Pausenregelung bzgl. Mindestruhezeit/maximale Arbeitszeit/Mindestlänge einer Pause verletzen, wenn sie die definierten Vorgaben nicht einhalten. Aber eine Korrektur wird nicht erzwungen. Ausnahme: Ist eine “Feste Pause” definiert, wird deren Einhaltung immer erzwungen (Pause wird automatisch beim Erfassen der Arbeitszeit herausgeschnitten).

· Wenn Sie die Checkbox “Einhaltung erzwingen” aktivieren (“Ja”), werden die Mitarbeiter bei Nichteinhaltung der definierten Regeln, solange an der Zeiterfassung für die darauf folgenden Tage blockiert, bis die Verletzung korrigiert ist. Zusätzlich werden auch weitere Aktionen (z.B. Freigabe von Zeiten) blockiert.

Wenn Sie das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub einsetzen, können Sie optional angeben, ob überschrittene Maximalarbeitszeit und nicht eingehaltene Mindestpausen vom Überstundenkonto des betreffenden Mitarbeiters abgezogen werden sollen. (Nicht eingehaltene Ruhezeiten werden nicht abgezogen.)

Geben Sie die Mindestlänge einer Pause im Sinne der Pausenregelung an.

Bitte beachten Sie: Arbeitsunterbrechungen von weniger als 15 Minuten gelten nicht als gesetzliche Ruhepausen nach § 4 ArbZG. Sie zählen also zur Arbeitszeit. (Ausgenommen: Betriebe mit entsprechenden Tarifverträgen bzw. Betriebsvereinbarungen) - ZEP CLOCK verbietet es Ihnen nicht, hier auch eine kürzere Mindestlänge als 15 Minuten einzutragen.

Geben Sie nun die Mindestpausen für die Arbeitszeiten an:

Die Mindestdauer der Pausen ist nach der Dauer der täglichen Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter gestaffelt (§ 4 ArbZG). Die Mindestdauer der Pausen bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis 9 Stunden beträgt mindestens 30 Minuten (bzw. 0,50 Stunden), bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden 45 Minuten (bzw. 0,75 Stunden).

Sie können eine feste Pause anlegen:

Klicken Sie auf den Link “Neue feste Pause anlegen” und geben Sie an von wann bis wann diese Pause gelten soll.

Bitte beachten Sie: Feste Pausen werden immer direkt beim Erfassen aus den Arbeitszeiten herausgeschnitten.

In welchen Auswertungen wird die Pausenregelung berücksichtigt/angezeigt?

· Jeder Mitarbeiter sieht unter Mein ZEP>Auswertungen>Pausenübersicht für den gewählten Auswertungszeitraum für jeden Tag in einer Tabelle die eingehaltene Ruhezeiten, Beginn und Ende der Arbeitszeit, die vorgegebene Mindestpause und die eingehaltene Pause, zusätzlich werden bei Tagen mit nicht eingehaltener Pausenregelung Angaben über zu wenig Ruhezeit, zu wenig Pause bzw. zu viel Arbeitszeit ausgegeben.

· Mit Modul Verwaltung von Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub: Unter Mein ZEP>Auswertungen>Monatsendeauswertung werden für den gewählten Auswertungszeitraum zusätzlich zu den bisherigen Angaben auch alle Daten bzgl. eingehaltener Ruhezeiten, Beginn und Ende der Arbeitszeit, vorgegebene Mindestpause und eingehaltene Pause angezeigt, zusätzlich werden bei Tagen mit nicht eingehaltener Pausenregelung Angaben über zu wenig Ruhezeit, zu wenig Pause bzw. zu viel Arbeitszeit ausgegeben.

· Administratoren können diese Auswertungen zusätzlich für alle machen.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub einsetzen können Sie mit einem Monatsabschluss den Saldo der Überstunden und Urlaube zum Monatsende in ZEP CLOCK speichern. Sobald ein Monat abgeschlossen wurde, kann die Pausenregelung für diesen Zeitraum nicht mehr geändert werden, sondern Sie müssen eine neue Pausenregelung mit passendem Startdatum anlegen.

Mindestpause

Im Rahmen einer Pausenregelung geben Sie die hier geltenden Mindestpausen in Dezimalstunden für die Arbeitszeiten an:

Lt.§ 4 ArbZG ist die Mindestdauer der Pausen nach der Dauer der täglichen Arbeitszeit der Mitarbeiter gestaffelt. Die Mindestdauer der Pausen bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis 9 Stunden beträgt mindestens 30 Minuten (dezimal sind dies 0,50 Stunden), bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden 45 Minuten (dezimal sind dies 0,75 Stunden). Wenn Sie diese gesetzlichen Vorgaben in Ihrem ZEP CLOCK so abbilden möchten, geben Sie dies bitte so an:

Neue Mindestpause anlegen

“von Std” 6,01 und “bis Std” 9,00

Geben Sie die dazugehörige Mindestpause in Stunden im Sinne der Pausenregelung an: 0,50

Speichern.

Neue Mindestpause anlegen

“von Std” 9,01 und “bis Std” 24,00

Geben Sie die dazugehörige Mindestpause in Stunden im Sinne der Pausenregelung an: 0,75

Speichern.

Feste Pause

Sie können eine feste Pause anlegen:

Klicken Sie auf den Link “Neue feste Pause anlegen”, geben Sie an von wann bis wann diese Pause gelten soll und Speichern Sie.

Bitte beachten Sie: Feste Pausen werden immer direkt beim Erfassen aus den Arbeitszeiten herausgeschnitten.

Feiertage

Stellen Sie ein Jahr ein und klicken Sie auf Ausführen. Sie erhalten die Tabellen der in ZEP CLOCK festgelegten Feiertage und Ausnahmen für dieses Jahr. Falls die Tabellen leer sind, wurden für das betreffende Jahr noch keine Feiertage eingetragen.

Für jedes Kalenderjahr müssen Sie in ZEP CLOCK die Feiertage eintragen (rechtzeitig, bevor die Mitarbeiter anfangen Urlaube und Arbeitszeiten einzutragen).

Erstmaliges Eintragen von Feiertagen

Wenn Sie auf „Feiertage für xxx berechnen“ klicken, können Sie angeben, für welches Land (Deutschland oder Österreich oder Schweiz) und für welche Region (Bundesland, Kanton) die Feiertage berechnet werden sollen. Geben Sie das Land/Bundesland an, dessen Feiertage für die Mehrheit der Mitarbeiter gelten.

Anschließend können Sie die die Liste der Feiertage bearbeiten, indem Sie fehlende Feiertage dazu erfassen (“Neuen Feiertag eintragen”) und ungültige wieder löschen (Papierkorb). Das kann erforderlich sein, wenn es weitere regional gültige Feiertage gibt oder bei Feiertagen nach Kollektivvertrag. Sie können auch markierte Feiertage löschen.

Wenn Sie bereits Feiertage in der Tabelle stehen haben und das Berechnen von Feiertagen erneut aufrufen, werden nur fehlende Feiertage ergänzt, aber keine Feiertage gelöscht.

Wenn ZEP CLOCK feststellt, dass an einem zu generierenden Feiertag bereits Fehlzeiten (z.B. Urlaub) eingetragen sind, dann wird die Berechnung der Feiertage mit einer entsprechenden Fehlermeldung zurückgewiesen. Über die Auswertung Mitarbeiter > Auswertung > Fehlzeitenübersicht können Sie ggf. ermitteln, welche Mitarbeiter Fehlzeiten eingetragen haben. Löschen Sie diese Fehlzeiten und starten Sie die Berechnung der Feiertage erneut.

Kopieren der Feiertage eines Jahres auf das nächste Jahr

Markieren Sie alle oder einige Feiertage und wählen Sie die Aktion “Markierte Feiertage in anderes Jahr übernehmen”. Stellen Sie das Ziel-Jahr ein (das Folgejahr ist voreingestellt) und dann “Aktion ausführen”. Damit werden nicht nur die Feiertage mit festem Datum (z.B. Neujahr, Weihnachten), sondern auch die beweglichen Feiertage (z.B. Ostern, Pfingsten) auf das korrekte Datum im Neuen Jahr übertragen.

Feiertag-Ausnahmen

Die Standard-Feiertage in der Tabelle “Feiertage” gelten zunächst einmal für alle Mitarbeiter. Wenn für einige Mitarbeiter andere Feiertage gültig sind, verwalten Sie Feiertag-Ausnahmen, siehe unten.

festes Datum oder beweglicher Feiertag

Beim Eintragen eines zusätzlichen Feiertags oder einer Feiertagsausnahme, können Sie

· ein festes Datum angeben, z.B. 4.Juli für den amerikanischen Unabhängigkeitstag oder 31.12. für Silvester

· einen beweglichen Feiertag auswählen, d.h. einen Feiertag, der jedes Jahr auf ein anderes Datum fällt, z.B. Ostermontag, Aschermittwoch, etc..

Beim Kopieren von Feiertagen von einem Jahr auf das nächste Jahr werden die beweglichen Feiertage auf das korrekte Datum im Neuen Jahr übertragen.

Wertigkeit eines Feiertags

Die Wertigkeit eines Feiertags bestimmt die Soll-Arbeitszeit an diesem Tag

· Ganzer Feiertag: die Soll-Arbeitszeit ist 0.

· Halber Feiertag: die Soll-Arbeitszeit eines Mitarbeiters ist die Hälfte seiner Regelarbeitszeit, die er an diesem Wochentag hätte.

· Max. Std.: Manche Feiertage, z.B. in der Schweiz, sehen vor, dass ein Mitarbeiter an diesem Tag z.B. maximal 6 Stunden arbeiten muss. Wenn Sie „Max. Std.“ ankreuzen, tragen Sie diese Maximalzahl ein. Die Soll-Arbeitszeit eines Mitarbeiters an diesem Tag beträgt dann diese Zahl, jedoch maximal die Regelarbeitszeit des Mitarbeiters an diesem Wochentag.

Feiertagszuschlag

Wenn ein Mitarbeiter an einem Feiertag Arbeitszeit gebucht hat, dann wird in der Monatsendauswertung zu diesem Tag der Feiertagszuschlag angezeigt.

Feiertag-Ausnahmen

Die Standard-Feiertage in der Tabelle “Feiertage” gelten zunächst einmal für alle Mitarbeiter. Über die Feiertags-Ausnahmen können Sie festlegen, dass für einen oder mehrere Mitarbeiter

· ein bestimmtes Datum doch nicht als Feiertag gelten soll (auch wenn er im Standard ein Feiertag ist)

· oder ein bestimmtes Datum als halber Feiertag gelten soll (auch wenn er im Standard kein Feiertag oder ein ganzer Feiertag ist)

· oder ein bestimmtes Datum als ganzer Feiertag gelten soll (auch wenn er im Standard kein Feiertag oder ein halber Feiertag ist).

Solche Ausnahmen ergeben je Mitarbeiter und Datum jeweils eine Zeile in der Tabelle Feiertags-Ausnahmen.

Beim Anlegen der Ausnahmen können Sie aber Zeit sparen, indem Sie eine Ausnahme für mehrere Mitarbeiter auf einmal speichern, z.B. für mehrere oder alle Mitarbeiter einer Abteilung:

Wenn Sie „Neue Feiertag-Ausnahme eintragen“ klicken, können Sie in dem Popup-Fenster die entsprechende Abteilung einstellen (daraufhin werden alle Mitarbeiter der Abteilung angezeigt) und dann mit Maus und Umschalttaste einen oder mehrere oder alle Mitarbeiter der Liste selektieren. Dadurch erfassen Sie gleich mehrere Ausnahme-Zeilen auf einmal.

Außerdem stehen Ihnen einige Aktionen zum Bearbeiten der Feiertags-Ausnahmen zur Verfügung:

Wenn Sie für einen Mitarbeiter alle Ausnahmen angelegt haben und die gleichen Ausnahmen auch für einen oder mehrere andere Mitarbeiter gelten sollen: Kreuzen Sie die Ausnahme-Zeilen des Mitarbeiters an und selektieren Sie die Aktion “Markierte Feiertag-Ausnahmen für andere Mitarbeiter übernehmen”, wählen Sie die Mitarbeiter, auf die die Ausnahmen übertragen werden sollen, z.B. alle Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung, und “Aktion ausführen”.

Wenn Sie die Feiertag-Ausnahmen eines Kalenderjahres in ein anderes Jahr übernehmen möchten, benutzen Sie die Aktion “Markierte Feiertag-Ausnahmen in anderes Jahr übernehmen”. Damit werden nicht nur die Feiertag-Ausnahmen mit festem Datum (z.B. Neujahr, Weihnachten), sondern auch die beweglichen Feiertage (z.B. Ostern, Pfingsten) auf das korrekte Datum im Neuen Jahr übertragen.

Sie können Feiertage in der Tabelle markieren und eine Aktion ausführen:

· Markierte Feiertage löschen

oder

· Markierte Feiertage in anderes Jahr übernehmen

Mit “Markierte Feiertage in anderes Jahr übernehmen” werden nicht nur die Feiertage mit festem Datum (z.B. Neujahr, Weihnachten), sondern auch die beweglichen Feiertage (z.B. Ostern, Pfingsten) auf das korrekte Datum im Neuen Jahr übertragen.

Feiertagsausnahmen übersichtlicher und mit neuen Aktionen

Die Tabelle der Feiertagsausnahmen ist nach Abteilungen gruppiert. Die Gruppierung und Sortierung der Abteilungen (nach Abteilungskurzform) bleibt erhalten, auch wenn Sie nach MA oder Wertigkeit, etc. sortieren. Die Sortierung nach Datum und MA kommt bei den anderen Sortierungen immer nachrangig dazu (Bsp: wenn nach Wertigkeit sortiert, dann ist innerhalb gleicher Wertigkeit noch nach Datum und innerhalb gleichem Datum noch nach MA sortiert.

Folgende Aktionen zum Bearbeiten der Feiertags-Ausnahmen stehen Ihnen zur Verfügung:

· Wenn Sie für einen Mitarbeiter alle Ausnahmen angelegt haben und die gleichen Ausnahmen auch für einen oder mehrere andere Mitarbeiter gelten sollen: Kreuzen Sie die Ausnahme-Zeilen des Mitarbeiters an und selektieren Sie die Aktion “Markierte Feiertag-Ausnahmen für andere Mitarbeiter übernehmen”, wählen Sie die Mitarbeiter, auf die die Ausnahmen übertragen werden sollen und “Aktion ausführen”.

· Wenn Sie die Feiertag-Ausnahmen eines Kalenderjahres in ein anderes Jahr übernehmen möchten, benutzen Sie die Aktion “Markierte Feiertags-Ausnahmen in anderes Jahr übernehmen”. Damit werden nicht nur die Feiertags-Ausnahmen mit festem Datum (z.B. Neujahr, Weihnachten), sondern auch die beweglichen Feiertage (z.B. Ostern, Pfingsten) auf das korrekte Datum im neuen Jahr übertragen.

Textbausteine für E-Mails

Hier können Sie sogenannte “Textbausteine” mit Standardformulierungen und Platzhaltern definieren. Diese Textbausteine können Sie dann beim Schreiben einer E-Mail einfach einfügen (“Platzhalter/Textbaustein einfügen”).

Klicken Sie auf Neuer Textbaustein und geben Sie im Dialogfenster den “Name” für den Textbaustein an (wählen Sie die entsprechende Sprache). Geben Sie im Feld “Inhalt” den gewünschten Text ein. Sie können hier auch bestimmte Platzhalter einbauen, z.B. %I_VORNAME% %I_NACHNAME%, diese Platzhalter werden dann in der E-Mail jeweils mit dem Vor- und Nachnamen des Verfassers der E-Mail ersetzt.

Mitarbeiter:

Kategorien

Sie können beliebig viele Kategorien mit Kurzform und Bezeichnung für die Mitarbeiter definieren, zum Beispiel “intern”, “extern”, “Teilzeit”, “Vollzeit”,…

In der Mitarbeiterverwaltung können Sie jedem Mitarbeiter beliebig Kategorien zuordnen. Nach diesen Kategorien können Sie die Auswertungen filtern.

Mailvorlagen

ZEP CLOCK bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind. Über diesen Menüpunkt können Sie den standardisierten Text für die Mitarbeiter-Mailvorlage anpassen.

Fehlgründe

Es gibt vier Kategorien von Fehlgründen, die sich wie folgt unterscheiden:

· Jahresurlaub

Jeder eingetragene Urlaubstag wird vom Urlaubsanspruch des MA abgezogen, egal welche Regelarbeitszeit zu dem Wochentag definiert ist, also auch bei 0 Regelarbeitszeit.

Ein Urlaubstag = dem Wochentag entsprechende Stundenzahl wird dem Stundenkonto gutgeschrieben

Stundenweise Urlaub: wird entsprechend der Regelarbeitszeit des Wochentags in Tage umgerechnet und vom Urlaubsanspruch abgezogen.

· Bezahlte Abwesenheit, z.B. Krankheit

Beispiel: Ein Krankheitstag = dem Wochentag entsprechende Stundenzahl wird dem Stundenkonto gutgeschrieben.

· Unbezahlte Abwesenheit, z.B. krank ohne Lohnfortzahlung, Erziehungszeit

Beispiel: Ein Tag krank ohne Lohnfortzahlung = dem Wochentag entsprechende Stundenzahl wird von der SOLL-Arbeitszeit abgezogen.

· Gleitzeit

Lediglich informativ.

Für alle Fehlzeiten gilt: An Sams-/Sonn-/Feiertagen können keine Fehlzeiten eingetragen werden.

Sie können für jeden Fehlgrund zusätzlich angeben “Jeder Mitarbeiter darf Fehlzeiten selbst erfassen”.

Damit steuern Sie, ob ein Mitarbeiter diesen Fehlgrund in seinem Fehlzeitenkalender zur Auswahl hat (Option “Ja”) oder ob nur ein Administrator bzw. Abteilungsleiter diesen Fehlgrund erfassen darf (Option “Nein”), Erfassung dieses Fehlgrunds ist dann nur möglich über Mitarbeiter>Administration>Fehlzeiten.

Beispiel: der Fehlgrund “Krank mit Lohnfortzahlung” soll nicht von den Mitarbeiter, sondern soll nur von Benutzern mit Administratorrechten eingegeben werden können.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie diese Option mit “Nein” angeben, haben alle Mitarbeiter, auch Administratoren, den entsprechenden Fehlgrund unter Mein ZEP>Fehlzeiten in ihrem Fehlzeitenkalender nicht zur Auswahl! Aber natürlich können Administratoren und ggf. Abteilungsleiter diesen Fehlgrund für sich unter Mitarbeiter>Administration>Fehlzeitenkalender auswählen und eintragen.

Mailvorlagen

ZEP CLOCK bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind. Über diesen Menüpunkt können Sie den standardisierten Text für die Fehlzeit-Mailvorlage anpassen.

Spezielle Zeiten

Spezielle interne Zeiten sind frei definierbare Zeitabschnitte, die in der Mitarbeiterauswertung “Monatsende” berücksichtigt und angezeigt werden.

Die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter, die in diesen “Speziellen internen Zeiten” anfallen, werden entsprechend in der Mitarbeiterauswertung “Monatsende” aufgeführt.

· Geben Sie eine Bezeichnung für die spezielle interne Zeit an (z.B.: Samstag, Sonntag, Nachtzeit,…)

· Wählen Sie den Tag aus, an dem diese spezielle interne Zeit anfällt.

· Geben Sie den Zeitraum (innerhalb des ausgewählten Tags) an, für den die speziellen internen Zeiten gelten.

· Bestätigen Sie Ihre Angaben mit “Speichern”.

Tipp:

Wenn Sie z.B. eine spezielle interne Zeit definieren möchten von 23:00 Uhr des einen Tages bis 6:00 Uhr des folgenden Tages, müssen Sie dies in zwei Schritten machen, z.B.:

Schritt 1: Bezeichnung: “Nachtzeit”, Mo-Fr, 23:00 - 24:00 Uhr, Speichern

Schritt 2: Bezeichnung ebenfalls: “Nachtzeit”, Mo-Fr, 0:00 - 6:00 Uhr, Speichern

In der Auswertung “Monatsende” wird dann eine Spalte “Nachtzeit” angezeigt und beinhaltet Arbeitszeiten, die zwischen 23:00 Uhr des einen und 6:00 Uhr des folgenden Tags angefallen sind.

Administration > Monatsabschluss

Monatsabschluss und Mitarbeitersperren

Wenn Sie ZEP oder das Modul Überstunden-, Fehlzeiten- und Urlaub neu eingeführt haben und noch nie einen Monatsabschluss durchgeführt haben: Geben Sie in den ZEP-Einstellungen (im Abschnitt ‘Kalender, Urlaub, Abwesenheiten, Überstunden’) an, ab welchem Monat Sie das Überstunden-, Abwesenheiten- und Urlaubsmodul einführen wollen. Beachten Sie dabei:

· Ab diesem Monat müssen die Mitarbeiter alle Ihre Arbeitszeiten vollständig erfassen, sonst werden Fehlzeiten berechnet.

Beispiel: Wenn Sie im Januar eines Jahres zum Test nur ein paar wenige Zeiten erfasst haben, aber erst ab Februar ZEP richtig einsetzen: dann geben Sie den Februar des Jahres als Einführungszeitpunkt des Urlaubsmoduls an.

· Geben Sie für jeden einzelnen Mitarbeiter in der Mitarbeiterverwaltung die Vorjahresüberstunden und den Urlaubsanspruch für das aktuelle Jahr an (aktuell bedeutet in diesem Fall ab Einführung des Zusatzmoduls).

Arbeitszeitenübersicht für Monatsabschluss

Für den ausgewählten Monat werden alle Mitarbeiter mit ihren gearbeiteten Stunden pro Tag in einer Tabelle angezeigt. Samstage, Sonn- und Feiertage sind jeweils grau unterlegt, Sonntage und Feiertage (sowie ggf. auch andere Tage, an denen der Mitarbeiter die Regelarbeitszeit 0 hat) sind zusätzlich durch die rote Schrift gekennzeichnet. In dieser Übersicht erkennen Sie, ob alle Mitarbeiter “gezept” haben oder ob jemand vergessen hat, seine Zeiten zu buchen.

Tage, an denen mehr als 10 Stunden Arbeitszeit gebucht wurden, sind gelb markiert.

Tage, an denen die Regelarbeitszeit um mehr als 50% unterschritten ist und keine definierten Fehlgründe (Urlaub, Freizeitausgleich) vorliegen, sind durch rote Hintergrundfarbe markiert.

Rote Tage sind ein Hinweis darauf, dass der Monat noch nicht vollständig erfasst ist und ein Monatsabschluss deshalb noch nicht ratsam ist. Sie können aber auch entscheiden, den Monat trotzdem abzuschließen.

Ein rotes Ausrufezeichen neben dem Mitarbeiternamen bedeutet, dass hier eine Stunden-Obergrenze für den Monat überschritten ist (Infos dazu im Flyover).

Monat abschließen, Mitarbeiter sperren

Wenn Sie den Monat eingestellt haben, der als nächstes abzuschließen wäre, haben Sie am Ende der Arbeitszeitenübersicht einen Button “Monat abschließen”. Beim Monatsabschluss berechnet und speichert ZEP den Saldo der Überstunden und Urlaube zum Monatsende. Diese Zahlen stehen dann für Auswertungen zur Verfügung, damit nicht jedes Mal alle Buchungen aller vergangenen Jahre und Jahrzehnte erneut durchgegangen werden müssen.

Automatisch mit dem Monatsabschluss werden auch die Mitarbeitersperren für diesen Monat ausgeführt.

Wird der letzte Monat des Geschäftsjahres abgeschlossen, führt ZEP automatisch einen Jahresabschluss durch. Die Daten des abgeschlossenen Jahres werden verarbeitet und die Vorjahresüberstunden und der Urlaubsanspruch des (folgenden) aktuellen Jahres werden berechnet und in Mitarbeiter > Daten eingetragen. Nach dem Jahresabschluss können Sie diese Mitarbeiterdaten bei Bedarf manuell ändern.

Sie sollten einen Monat immer dann abschließen, wenn ein oder mehrere der folgenden Punkte zutreffen:

· Sie haben den betreffenden Monat geprüft und Sie möchten, dass keine Änderungen mehr an Arbeits- und Fehlzeiten, Regelarbeitszeiten und bei den Beschäftigungszeiträumen durchgeführt werden.

· Für einen Mitarbeiter, der früher bereits beschäftigt war, beginnt ein neuer Beschäftigungszeitraum (Beispiel Saisonarbeiter). Dann sollten die Monate, in denen er früher beschäftigt war, abgeschlossen sein, bevor Sie Mitarbeiterdaten Urlaubsanspruch etc. neu eintragen.

· Ein Mitarbeiter scheidet im laufenden Geschäftsjahr aus und dadurch ändert (reduziert) sich sein Urlaubsanspruch für das laufende Geschäftsjahr. In dem Fall müssen Sie in den Mitarbeiterdaten den “Urlaubsanspruch aktuelles Jahr” ändern. Das “aktuelle Jahr” ist in ZEP immer “das erste noch nicht abgeschlossene Geschäftsjahr”. Wenn Sie also für einen MA die Urlaubsdaten für 2012 ändern müssen, muss 2011 vorher bereits abgeschlossen sein. Gleiches auch wenn sich aus einem anderen Grund der Urlaubsanspruch des aktuellen Geschäftsjahres oder der Urlaubsanspruch pro Jahr ändern muss (z.B. Änderung des Anstellungsvertrags)

Schließen Sie den Monat noch nicht ab, wenn Sie noch mit Änderungen und Ergänzungen bei Arbeits- und Fehlzeiten, Regelarbeitszeiten und bei den Beschäftigungszeiträumen rechnen. Nach dem Monatsabschluss können für den betreffenden Monat keine Arbeits- undFehlzeiten, Regelarbeitszeiten und Beschäftigungszeiträume mehr gebucht bzw. geändert werden!

Mitarbeiter sperren (ohne Monatsabschluss)

Wenn Sie trotzdem einen oder mehrere Mitarbeiter bereits sperren möchten, können Sie hinter den Namen der entsprechenden Mitarbeiter auf auf das “Sperr-Symbol” klicken und den folgenden Dialog mit “Ja” bestätigen. Die Auswirkungen einer Mitarbeitersperre sind analog zum Monatsabschluss: für den entsprechenden Mitarbeiter können keine Änderungen vorgenommen werden, auch nicht vom Administrator (Arbeits- und Fehlzeiten in dem Monat erfassen, ändern bzw. löschen.)

Monatsabschluss aufheben

Wenn Sie etwas ändern wollen oder müssen, dann können Sie den Monatsabschluss aufheben. Klicken Sie auf “Monatsabschluss aufheben”, dann ist der Monatabschluss aufgehoben, aber alle Mitarbeiter sind weiterhin gesperrt. Sie können nun ganz gezielt für einen bestimmten Mitarbeiter diese Sperre aufheben: Klicken Sie in der Zeile des Mitarbeiters auf das gelb hinterlegte “Sperr-Symbol” und beantworten Sie den Dialog, ob Sie den Mitarbeiter für “Jahr.Monat” entsperren möchten mit Ja. Sie können nun für diesen Mitarbeiter im entsperrten Zeitraum Änderungen in ZEP vornehmen. Danach sperren Sie den Mitarbeiter wieder. Ob der Mitarbeiter bei allen Änderungen bzgl. der Sperre jeweils per E-Mail über diese Änderungen informiert wird, können Sie unter Administration>Einstellungen>Mitarbeiter angeben (Mail-Vorlage “Gesperrt” bzw. “Entsperrt” unter Administration>Stammdaten>Mailvorlagen).

Sie können aber auch alle Mitarbeiter auf einmal für einen bestimmten Monat entsperren: Klicken Sie auf “Alle Mitarbeiter für Monat Jahr entsperren”, dann werden alle Mitarbeiter entsperrt (zu sehen am grau hinterlegten Sperre-Symbol entsperrt) .

Danach können Sie Änderungen vornehmen und dann erneut den Monat abschließen.

Monatsabschlüsse können nur in der zeitlich richtigen Reihenfolge gemacht bzw. aufgehoben werden: Wenn Sie z.B. den September, Oktober und November bereits abgeschlossen haben und nun den Oktober aufheben wollen, um Änderungen vorzunehmen, muss zuerst der November aufgehoben werden. Dann erst kann der Oktober-Monatsabschluss aufgehoben werden. Abgeschlossen werden muss dementsprechend erst der Oktober dann der November.

Wenn Sie den letzten Monat des Geschäftsjahres aufheben, heben Sie damit den Jahresabschluss auf. Falls Sie zwischenzeitlich Änderungen an den Feldern Vorjahresüberstunden und Urlaubsanspruch in den Mitarbeiterdaten vorgenommen hatten, gehen diese durch das Aufheben des Jahresabschlusses nicht verloren (die Daten gehen nur dann verloren, wenn zum Aufheben des Jahresabschlusses auch entsprechend Mitarbeiter “entsperrt” sind. Sie müssen diese Daten nach dem erneuten Durchführen des Jahresabschlusses erneut eintragen.) Die Auswertung Mitarbeiter > Auswertungen > Änderungshistorie könnte dafür hilfreich sein.

Administration > System

Task Einplanung

Hier können Sie bestimmte regelmäßige Aufgaben in ZEP als Task einplanen:

• E-Mail an Mitarbeiter bei Unterschreitung der Sollstunden um mehr als 50% in den letzten 10 Tagen (Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub)

Sie können angeben, wann der jeweilige Task ausgeführt werden soll.

Um einen neuen Task (“Auftrag”, “Aufgabe”) anzulegen, klicken Sie auf den Link “Neuen Task anlegen”.

• wählen Sie den entsprechenden Task aus

• den von ZEP voreingetragenen Namen können Sie beliebig überschreiben

• wählen Sie unter Ausführung, wann der Task ausgeführt werden soll

• Speichern

Mitarbeiter

Den Menüpunkt “Mitarbeiter” hat jeder ZEP CLOCK-Benutzer zur Auswahl.

Wenn Sie Administrator oder Controller sind und auf den Menüpunkt “Mitarbeiter” klicken gelangen Sie automatisch auf den Untermenüpunkt Mitarbeiter>Verwaltung. Hier können Sie einen bestimmten Mitarbeiter auswählen und bearbeiten bzw. auswerten.

Als Administrator können Sie mit dem Link Neuen Mitarbeiter anlegen einen neuen Mitarbeiter anlegen.

Mitarbeiterverwaltung

Angezeigt wird die Liste aller bezüglich ihrem Eintritts- und Austrittsdatum aktuellen Mitarbeiter in der Tabelle. Über die Beschäftigungszeitraum-Auswahl können Sie die Liste entsprechend dem angegeben Zeitraum einschränken oder erweitern. Die Spalte “Beschäftigungszeitraum” zeigt nur den neuesten Beschäftigungszeitraum, der sich mit dem im Formular eingestellten Zeitraum überschneidet, an.

Den Filter “nicht freigegeben bis” haben Sie dann zur Auswahl, wenn Sie unter Administration>Einstellungen>Mitarbeiter den Freigabemechanismus aktiviert haben. Durch die Angabe eines Datums können Sie sehen, welcher Mitarbeiter bis zu einem Stichtag seine Zeiten noch nicht freigegeben hat.

Mit dem Link “Neuer Mitarbeiter” können Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen.

Sortierung

Sie können die Mitarbeiterliste mittels Klick auf die Spaltenüberschriften sortieren. Beim zweiten Klicken auf die Spaltenüberschrift wird in der jeweils umgekehrten Reihenfolge sortiert. Die Default-Sortierung erfolgt nach Benutzername.

Zahlen und die meisten Sonderzeichen sind vor dem A einsortiert.

Deutsche Umlaute sind nach dem Z einsortiert!

Mitarbeitertabelle

Sie sehen in der Tabelle alle Mitarbeiter mit ihren wichtigsten Daten. Dazu gehören auch die ZEP CLOCK-Rechte der Mitarbeiter. Es gibt Benutzerrechte („User“ und „User mit Zusatzrechten“), Controllingrechte („Controller“) und Administratorrechte („Administrator“).

Neuen Mitarbeiter anlegen

Der Benutzername ist der Name, mit dem sich der Mitarbeiter immer in ZEP CLOCK anmelden wird.

Der Benutzername muss eindeutig innerhalb Ihres Unternehmens sein.

Sie können eine Kurzform des Namens einsetzen. Beachten Sie aber, dass der Name in einigen Auswertungen erscheinen wird, deshalb sind Spitznamen vielleicht nicht so sehr geeignet. Sie können über Administration>Einstellungen angeben ob der Mitarbeiter mit seinem Benutzernamen oder Nachname, Vorname oder Benutzername (Vorname Nachname) in Auswertungen angezeigt wird.

Sie können den Benutzernamen eines Mitarbeiters ändern (nur für Administratoren). Im Menüpunkt Daten eines Mitarbeiters können Sie mit “Bearbeiten” die Daten zum Ändern aufrufen.

· Klicken Sie auf das Stift-Symbol über dem Benutzernamen

· Geben Sie den neuen Benutzernamen ein und klicken Sie auf “Ausführen”.

· Um die Änderung zu speichern, müssen Sie auch den Dialog “Mitarbeiter ändern” mit “Speichern” beenden.

Achtung: Wenn Sie den Benutzernamen ändern, wird diese Änderung sofort wirksam! In ZEP CLOCK gibt es nun nur noch den aktuellen Benutzernamen

Bitte informieren Sie den Mitarbeiter nach erfolgter Änderung, dass er sich in ZEP CLOCK und den Apps abmelden und erneut anmelden muss um Probleme bei der Arbeit mit ZEP CLOCK zu vermeiden.

Kennwort

Diese Felder sind hier nur bei der Neuanlage eines Mitarbeiters zu sehen. Geben Sie für den neuen Mitarbeiter ein Kennwort ein und teilen Sie dem Mitarbeiter dieses Kennwort mit. Der neue Mitarbeiter kann sich dann mit dem Benutzernamen und dem zugewiesenen Kennwort in ZEP CLOCK anmelden und sich dann ein eigenes neues Kennwort eingeben. Das Kennwort wird verschlüsselt gespeichert und niemals angezeigt. Wiederholen Sie die Angabe des Kennworts im entsprechenden Feld.

Wenn ein Mitarbeiter sein Kennwort vergessen hat, kann der Administrator es später im Untermenüpunkt Daten überschreiben.

Wenn Sie die Checkbox Zugangsdaten per E-Mail versenden aktivieren, werden dem neu angelegtem Mitarbeiter Benutzernamme und Kennwort per E-Mail mitgeteilt (Voraussetzung: E-Mail-Adresse des Mitarbeiters wird in ZEP CLOCK eingetragen).

Mitarbeiterrechte in ZEP CLOCK

Berechtigungstufen der Mitarbeiter: Wählen Sie die entsprechende Berechtigung für den Mitarbeiter aus. Die Benutzerrechte in ZEP CLOCK im Detail:

User

· Zeiten erfassen. Eingaben und Korrekturen (im festgelegtem Zeitrahmen)

· Auswertungen über alle selbst erfassten Daten

User mit Zusatzrechten (zusätzlich)

· weitere Rechte im Zusammenhang mit dem ZEP CLOCK Modul “Überstunden, Fehlzeiten, Urlaub”; siehe unten.

Controller (zusätzlich)

· Mitarbeiterauswertungen: über alle Mitarbeiter

· Mitarbeiterverwaltung: Leseberechtigung für alle Mitarbeitern (Deckblatt)

Administrator (zusätzlich)

· Basisdaten verwalten

· Erfasste Zeiten aller Mitarbeiter korrigieren

· Zentrale Erfassung

· Alle Auswertungen

· Mitarbeiterverwaltung

ZEP CLOCK-Sprache

Wenn der Mitarbeiter als Sprache “-Standard-“ eingestellt hat, gilt für ihn die Sprache, die unter Administration > Einstellungen Allgemein eingestellt wurde.

Wenn für einen Mitarbeiter nicht die Standard-Sprache, sondern fest eine andere Sprache gelten soll, dann kann dies in der Mitarbeiterverwaltung eingestellt werden.

Jeder Mitarbeiter kann seine eigene Sprache wählen:

Über den Menüpunkt Profil kann jeder Mitarbeiter mit dem Link [Sprache ändern] seine Sprache einstellen.

Die Anmelde-Seite wird dann weiterhin in der Standard-Sprache angezeigt, nach dem Anmelden wird der Benutzer ZEP CLOCK in seiner Sprache sehen.

Persönliche Daten

· Pers-Nr

· Anrede

· Vorname

· Nachname

· Strasse, PLZ, Ort

· Geburtstag

· Telefon/Fax/Handy

· Konto-Nr, BLZ, Bank, BIC, IBAN

Vorjahresüberstunden

Geben Sie hier gegebenenfalls die Vorjahresüberstunden manuell für das aktuelle Jahr an.

Das manuelle Eintragen der Vorjahresüberstunden ist nur bei Einführung des Moduls “Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub” nötig. Danach wird dieses Feld immer beim Durchführen eines Jahresabschlusses durch ZEP CLOCK automatisch aktualisiert. Eine manuelle Änderung ist nur noch nötig, wenn Vorjahresüberstunden eines Mitarbeiters „verfallen“ sollen.

Urlaubsanspruch aktuelles Jahr

Diese Angabe ist nur relevant, wenn Sie das Zusatzmodul Fehlzeitenverwaltung einsetzen.

Den Urlaubsanspruch für das aktuelle Jahr geben Sie zum Zeitpunkt der Einführung des ZEP CLOCK Zusatzmoduls Fehlzeitenverwaltung manuell ein:

Beispiel: Einführung 1.3.2013

Resturlaub 2012: 3 Tage

2013 schon genommen: 5 Tage

Urlaubsanspruch pro Jahr: 30 Tage


Urlaubsanspruch aktuelles Jahr: 28 Tage

Auch wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie die Angaben für den Urlaubsanspruch im aktuellen Jahr manuell eingeben:

Beispiel: Einstellung 1.6.2013

Urlaubsanspruch pro Jahr: 30 Tage

Urlaubsanspruch pro Monat: 2,5 Tage


Urlaubsanspruch aktuelles Jahr: 17,5 Tage (7 x 2,5 Tage)

Der Urlaubsanspruch für die folgenden aktuellen Jahre wird dann von ZEP CLOCK automatisch nach jedem Jahresabschluss berechnet und aktualisiert. Sie müssen keine weiteren manuellen Änderungen vornehmen, außer der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters ändert sich.

Urlaubsanspruch pro Jahr ab Folgejahr

Voreingestellt ist immer der Urlaubsanspruch pro Jahr, den der Administrator in den Einstellungen als Default-Einstellung angegeben hat. Ändern Sie den Eintrag für einen Mitarbeiter gegebenenfalls hier in seinen Mitarbeiterdaten.

Urlaubsanspruch für Mitarbeiter, die Teilzeit arbeiten

Für Mitarbeiter die Teilzeit arbeiten gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Urlaubsanspruch in ZEP CLOCK abzubilden:

Ganz grundsätzlich bilden Sie in ZEP CLOCK die Vereinbarungen über die Arbeitszeiten (Regelarbeitszeit) und die Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeiter so ab, wie es in den entsprechenden Arbeitsverträgen festgelegt ist.

Am einfachsten ist die Berechnung des Urlaubsanspruchs, wenn Sie von den Arbeitstagen pro Woche ausgehen, dabei ist es egal, wie hoch die jeweilige Regelarbeitszeit ist.

Beispiele für Urlaubsanspruch 30 Tage pro Jahr:

· Regelarbeitszeit an 5 Tagen/Woche

Urlaubsanspruch: 30 Tage

· Regelarbeitszeit an 3 Tagen/Woche

Urlaubsanspruch: 3/5 von 30-> 18 Tage

· Regelarbeitszeit an 4 Tagen/Woche

Urlaubsanspruch: 4/5 von 30-> 24 Tage

Alternative Vorgehensweise

Wenn für einen Mitarbeiter in Teilzeit (50%), z.B. Mo. und Di. mit der Regelarbeitszeit 8 Stunden und Mi. mit der Regelarbeitszeit 4 Stunden lt. Arbeitsvertrag 15 Tage Urlaub festgeschrieben sind, geben Sie dies in ZEP CLOCK so an:

· an den Tagen mit Regelarbeitszeit 8 Stunden, wird ein ganzer Urlaubstag eingetragen

· an Tagen mit 4 Stunden Regelarbeitszeit wird „4 Stunden Urlaub“ eingetragen

D.h. An Tagen, an denen nicht „Vollzeit“ gearbeitet wird, muss die „Stundenanzahl“ (= Regelarbeitszeit an diesem Tag) eingetragen werden.

Würde man an Tagen mit einer Regelarbeitszeit von 4 Stunden “50% Urlaub” eintragen, rechnet ZEP CLOCK 50% Urlaub von der Regelarbeitszeit, in diesem Fall also 2 Stunden!

Diese Angabe ist nur relevant, wenn Sie das Zusatzmodul Fehlzeitenverwaltung einsetzen.

Freigabe der erfassten Arbeitszeiten (ggf. Belege, ggf. Fehlzeiten) bis

Hier können Sie sehen, bis zu welchem Datum der entsprechende Mitarbeiter seine ZEP CLOCK-Daten freigegeben hat.

Ein Administrator kann dieses Freigabedatum hier ändern bzw. auf “kein Eintrag” umstellen.

Wo gibt ein Mitarbeiter dieses “Freigegeben bis Datum” ein?

In der Arbeitszeittabelle unter Mein ZEP>Arbeitstzeiten ist in der Zeile mit der KW-Angabe das zuletzt eingegebene “Freigegeben bis Datum” zu finden.

Anschließend können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und ggf. Fehlzeiten für die Zeit bis einschl. dem Freigabedatum nicht mehr bearbeiten.

In der Administration sind weiterhin alle Änderungen möglich.

Wenn ein Mitarbeiter ein Freigabedatum eingetragen hat, kann er dieses nicht mehr rückgängig machen!

Wenn das Freigabedatum doch geändert werden muss, kann ein ZEP CLOCK-Administrator es hier im Untermenüpunkt Daten des Mitarbeiters jederzeit korrigieren.

Wo wird dieses Freigabedatum angezeigt:

Ein Administrator kann dieses Freigabedatum unter Mitarbeiter>Verwaltung sehen und unter Mitarbeiter>Verwaltung>Mitarbeiter>Daten sehen und ändern. Wenn Sie zusätzlich das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub einsetzen, sehen Sie unter Administration>Monatsabschluss das grau-blaue Freigabe-Symbol neben dem grau-gelben Sperre-Symbol.

Beschäftigungszeiträume

Hier wird das Ein- und Austrittsdatum eines Mitarbeiters verwaltet.

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter in ZEP CLOCK anlegen und auf die Registerkarte „Beschäftigungszeiträume“ klicken, wird eine kleine Tabelle mit Eintrittsdatum, Austrittsdatum und Bemerkung angezeigt. ZEP CLOCK trägt automatisch als Eintrittsdatum den Tag ein, an dem Sie diesen Mitarbeiter in ZEP CLOCK eingetragen haben.

Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, müssen Sie diesen nicht aus dem System entfernen. Es reicht aus den letzten Beschäftigungszeitraum des Mitarbeiters zu beenden.

Ein Mitarbeiter ohne gültigen Beschäftigungszeitraum wird nicht zu der lizenzierten Benutzeranzahl hinzugezählt.

Hinweis:

Ein Mitarbeiter wird nur dann für Auswertungen zur Auswahl angezeigt, wenn der Auswertungszeitraum sich mit dem Beschäftigungszeitraum überschneidet.

Legen Sie einen weiteren Beschäftigungszeitraum mit einem Klick auf Neuen Beschäftigungszeitraum anlegen an. Beachten Sie, dass sich die Beschäftigungszeiträume eines Mitarbeiters nicht überschneiden dürfen. Die Angabe eines Austrittsdatums ist nicht zwingend erforderlich, geben Sie kein Austrittsdatum an, wenn die Beschäftigung dieses Mitarbeiters kein definiertes Ende hat, wie es bei unbefristeten Verträgen der Fall ist. Für befristete Beschäftigungszeiträume (z.B. saisonale Mitarbeiter, etc.) geben Sie Ein- und Austrittsdatum an. Mitarbeiter können sich nur innerhalb ihres Beschäftigungszeitraums in ZEP CLOCK anmelden und entsprechend Zeiten erfassen.

Sie können die Daten eines Beschäftigungszeitraums mit dem Stift-Symbol editieren. Beachten Sie, dass Sie den Beschäftigungszeitraum so anpassen können, dass weiterhin alle erfassten Arbeitszeiten und Fehlzeiten (bei Einsatz des Moduls „Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub“) innerhalb der definierten Beschäftigungszeiträume liegen müssen.

Regelarbeitszeit

ZEP CLOCK unterstützt Teilzeitbeschäftigung mit unterschiedlichen Arbeitszeiten je Tag sowie verschiedene Regelarbeitszeiten je Tag.

Tragen Sie bei jedem Mitarbeiter seine individuellen Arbeitszeiten pro Tag ein.

Voreingestellt in ZEP CLOCK ist die von Ihnen in den Stammdaten eingegebene Vorbelegung der Regelarbeitszeit in Stunden je Tag.

Grundsätzlich bilden Sie in ZEP CLOCK die Vereinbarung über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter so ab, wie es in den entsprechenden Arbeitsverträgen festgelegt ist.

Für jeden Mitarbeiter können Sie eine Regelarbeitszeit je Tag von Montag bis Freitag eingeben. Diese Regelarbeitszeit hat ein „gültig ab“-Datum. Ändert sich die Regelarbeitszeit, legen Sie über den Link „Neue Regelarbeitszeit“ einen neuen Datensatz mit entsprechendem Datum an, ab dem die Regelung gilt.

Sie können optional eine monatliche Stunden-Obergrenze und eine Pausenregelung an die Regelarbeitszeit “koppeln”.

Stundenobergrenze pro Monat

Wenn es in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter gibt, die eine bestimmte Arbeitszeit im Monat nicht überschreiten dürfen (Mindestlohngesetz, geringfügig Beschäftigte, …), können für diese Mitarbeiter monatliche Stunden-Obergrenzen hinterlegt werden:

Im Menüpunkt Regelarbeitszeit eines Mitarbeiters können Sie “ggf. monatliche Stunden-Obergrenzen” eintragen. Damit definieren Sie praktisch eine Maximalarbeitszeit pro Monat.

Wenn Sie ZEP CLOCK ohne das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub verwenden, wird eine evtl. Überschreitung der monatlichen Stundenobergrenze in der Ansicht Mein ZEP>Arbeitstzeiten (für Administratoren auch unter Mitarbeiter>Verwaltung>Mitarbeiter>Administration>Arbeitszeiten) durch ein rotes Ausrufezeichen rechts oben in der Arbeitszeittabelle angemerkt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren, erhalten Sie im Flyover-Text weitere Informationen.

Die ermittelte Arbeitszeit in ZEP CLOCK (ohne das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub) setzt sich zusammen aus:

· Tatsächlich geleistete Arbeitszeit

· Feiertage

Dabei gilt in ZEP CLOCK: Ein Feiertag wird mit der Anzahl Stunden bewertet, die als Regelarbeitszeit für den betreffenden Wochentag gilt.

Wenn Sie ZEP CLOCK mit dem Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub einsetzen:

Die ermittelte Arbeitszeit in ZEP CLOCK setzt sich zusammen aus:

· Tatsächlich geleistete Arbeitszeit

· Krankheit -> in ZEP CLOCK gebuchte Fehlzeiten der Kategorie “bezahlte Fehlzeit”

· Urlaub -> in ZEP CLOCK gebuchte Fehlzeiten der Kategorie ‚Jahresurlaub‘

· Feiertage

Dabei gilt in ZEP CLOCK: Ein Feiertag oder ganzer Fehltag wird mit der Anzahl Stunden bewertet, die als Regelarbeitszeit für den betreffenden Wochentag gilt.

Eine evtl. Überschreitung der monatlichen Stundenobergrenze wird in der Ansicht Mein ZEP>Arbeitstzeiten (für Administratoren auch unter Mitarbeiter>Verwaltung>Mitarbeiter>Administration>Arbeitszeiten) durch ein rotes Ausrufezeichen rechts oben in der Arbeitszeittabelle angemerkt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren, erhalten Sie im Flyover-Text weitere Informationen.

In welchen Auswertungen wird die Stunden-Obergrenze berücksichtigt?

In der Monatsendeauswertung wird bei Mitarbeitern (mit Stunden-Obergrenze), eine zusätzlich Tabelle “Einhaltung Stunden-Obergrenze” angezeigt. Unter Administration>Monatsabschluss werden Mitarbeiter, die ihre Stunden-Obergrenzen überschritten haben, mit einem Symbol gekennzeichnet.

Welche Auswirkungen hat diese Stunden-Obergrenze?

Wenn die Stunden-Obergrenze überschritten wird, informiert ZEP CLOCK (Monatsendeauswertung, Monatsabschluss), es wird aber weder die Arbeitszeiterfassung der entsprechenden Mitarbeiter verhindert, noch der Monatsabschluss verboten.

(nur mit Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub)

Überstunden, Urlaubstage

Überstunden abgleichen (bzw. Urlaubstage abgleichen)

Sie können den Überstunden-Abgleich in ZEP CLOCK für folgende Anforderungen nutzen.

Wenn Sie einem Mitarbeiter Überstunden auszahlen, tragen Sie eine positive Anzahl von Stunden als abgeglichen ein.

Wenn Sie einem Mitarbeiter Unterstunden ausgleichen, tragen Sie eine negative Anzahl von Stunden als ausgeglichen ein.

Merksatz:

Eine positive Zahl gleicht eine positive Zahl aus, eine negative Zahl gleicht eine negative Zahl aus.

Zwei Beispiele:

  1. Der Mitarbeiter hat im Monat März 50 Überstunden gemacht und bekommt diese ausgezahlt. Ein Administrator trägt beim Mitarbeiter “50,00” als abgeglichene Überstunden ein.

  2. Der Mitarbeiter hat im Monat März 50 Unterstunden gemacht und soll diese diese gutgeschrieben bekommen. Ein Administrator trägt beim Mitarbeiter “-50,00” als abgeglichene Überstunden ein.

Sie können entsprechend auch Urlaubstage eines Mitarbeiters abgleichen. Die abgeglichenen Urlaubstage werden bei der Berechnung des Resturlaub berücksichtigt

Änderungshistorie

Im Untermenüpunkt Änderungshistorie können Sie die Änderungshistorie der Mitarbeiterdaten aufrufen. Dieser Menüpunkt ist nur dann zu sehen, wenn Sie in Administration>Einstellungen>Änderungshistorie die Einstellung „Änderungen von Mitarbeiterdaten aufzeichnen“ aktiviert haben.

Mitarbeiter löschen

Wenn Sie den Untermenüpunkt Löschen aufrufen, wird Ihnen angezeigt, ob Sie den Mitarbeiter löschen können, oder welche Elemente das Löschen des Mitarbeiters verhindern.

Sie können einen Mitarbeiter nur dann löschen, wenn zu diesem Mitarbeiter keine Arbeitszeiten und Fehlzeiten (nur mit Modul „Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub“) bestehen.

Wenn Sie einen Mitarbeiter archivieren möchten, empfehlen wir Ihnen den Beschäftigungszeitraum zu beenden.

Im Menüpunkt Mitarbeiter>Verwaltung werden im Standard nur die Mitarbeiter angezeigt, deren Beschäftigungszeiträume sich mit dem aktuellen Monat überschneiden. Wenn Sie das Austrittsdatum eines Mitarbeiters setzen, verschwindet der Mitarbeiter daher mit der Zeit von selbst aus Ihrer Mitarbeitertabelle. Wenn Sie jedoch Auswertungen zu dem Mitarbeiter vornehmen möchten, können Sie den Auswertungszeitraum entsprechend einstellen.

In mitarbeiterorientierten Auswertungen werden die Mitarbeiter immer zum eingestellten Auswertungszeitraum zur Auswahl angeboten. D.h. Sie sehen immer die Mitarbeiter, deren Beschäftigungszeitraum sich mit dem Auswertungszeitraum überschneidet.

Administration > Arbeitszeiten

Es kann vorkommen, dass Sie als Administrator Arbeitszeiten der Mitarbeiter ändern bzw. korrigieren müssen. Für diese Fälle gibt es im Untermenü Administration>Arbeitszeiten des entsprechenden Mitarbeiters diese Möglichkeit. Die Seite entspricht dem Menüpunkt Mein ZEP>Arbeitszeiten, die angezeigten Arbeitszeiten sind jedoch die des ausgewählten Mitarbeiters.

Administration > Fehlzeiten

Im Untermenüpunkt Fehlzeiten wird der Fehlzeitenkalender des jeweiligen Mitarbeiters verwaltet, der Administrator kann hier Fehlzeiten eintragen, genehmigen oder auch löschen, analog zu dem Menüpunkt Mein ZEP>Fehlzeiten.

Auswertungen

Im Untermenüpunkt Auswertungen des gewählten Mitarbeiters, können Sie verschiedene Auswertungen für diesen einen Mitarbeiter machen.

Wenn Sie eine bestimmte Auswertung für mehrere Mitarbeiter hintereinander bzw. zusammen auswerten möchten, ist der Menüpunkt: Mitarbeiter>Auswertungen der passende Ausgangspunkt.

Deckblatt

Sie können sich über den Untermenüpunkt Deckblatt alle Informationen zu dem Mitarbeiter anzeigen lassen.

Die Daten der Untermenüpunkte Daten, Beschäftigungszeiträume und Regelarbeitszeit werden hier angezeigt.

Arbeitszeitauswertung

In der Mitarbeiter>Auswertungen>Arbeitszeitauswertung können Sie sich für einen beliebigen Zeitraum Ihre Arbeitszeiten mit einer Summe an Stunden anzeigen lassen. Als User sehen Sie in dieser Auswertung nur Ihre eigenen Arbeitszeiten, als Administrator bzw. Controller können Sie den Mitarbeiter vorgeben. Als Administrator haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Arbeitszeiten zu ändern und weitere nachzuerfassen.

Diese Auswertung steht Ihnen über Mitarbeiter>Auswertungen>Arbeitszeitauswertung zur Verfügung, sowie aus dem Untermenüpunkt Arbeitszeitauswertung eines in Mitarbeiter>Verwaltung ausgewählten Mitarbeiters.

Pausenübersicht

Unter dem Menüpunkt Mitarbeiter>Auswertungen>Pausenübersicht kann jeder Mitarbeiter in einem beliebigen Zeitraum eine Auswertung seiner Pausenzeiten abrufen. Gilt eine Pausenregelung, werden entsprechend der hinterlegten Parameter mehr oder weniger Spalten angezeigt.

Ohne Pausenregelung sehen Sie in der Übersicht je Tag

· Beginn und Ende Ihrer „Anwesenheit“ am Arbeitsplatz (Anfangszeit erste Zeiterfassung bis Endzeit letzte Zeiterfassung)

· die Summe der reinen Arbeitszeit (Summe der Zeiterfassungen des Tages)

· die Pausenzeit (Differenz Gesamtzeit – Arbeitszeit)

Mit Pausenregelung sehen Sie in der Übersicht je Tag alle Angaben

“Im Sinne der Pausenregelung”:

· ggf. eingehaltene Ruhezeit

· Beginn und Ende Ihrer „Anwesenheit“ am Arbeitsplatz (Anfangszeit erste Zeiterfassung bis Endzeit letzte Zeiterfassung)

· die Summe der reinen Arbeitszeit (Summe der Zeiterfassungen des Tages)

· ggf. Vorgegebene Mindestpause

· eingehaltene Pause

“nicht eingehaltene Pausenregelung”

· ggf. zu wenig Ruhezeit

· zu wenig Pause

· ggf zu viel Arbeitszeit

Diese Auswertung soll Ihnen eine Überprüfung der Einhaltung von Pausenregelungen erleichtern.

Monatsendeauswertung

Jeder Mitarbeiter kann sich mit der Auswertung Mitarbeiter>Auswertungen>Monatsendeauswertung über seinen aktuellen Stand bezüglich seiner Arbeitszeit, Überstunden, Urlaubstage, Resturlaub… informieren.

Ein Benutzer mit Administrator- bzw. Controllerrechten kann diese Auswertung für beliebige Mitarbeiter erstellen, mit dem Modul „Abteilungen“ kann die Abteilung vorgegeben werden. Zusätzlich können beim Einsatz dieses Moduls die definierten Abteilungsleiter diese Auswertung für die Mitarbeiter ihrer Abteilungen erstellen.

Diese Auswertung steht Ihnen über Mitarbeiter>Auswertungen>Monatsendeauswertung zur Verfügung, sowie aus dem Untermenüpunkt Monatsendeauswertung eines in Mitarbeiter>Verwaltung ausgewählten Mitarbeiters.

Mit kann nach Änderung des Monats die Mitarbeiterauflistung aktualisiert werden. Da nur die Mitarbeiter in der Liste angezeigt werden, deren Beschäftigungszeiträume sich mit dem Auswertungszeitraum überschneiden, kann dies erforderlich sein.

In dieser Auswertung sieht der Mitarbeiter für jeden Tag die Stunden, die er gearbeitet hat, welche Fehlgründe er gebucht hat und die Abweichung von der Regelarbeitszeit, also Über- bzw. Minusstunden bzw. wie viele Stunden er an Sonn- und Feiertagen (mit Zuschlag) geleistet hat.

  1. Tabelle Monatsübersicht:

a. Sollstunden: In dieser Spalte werden die Soll-Arbeitsstunden je Tag aufgelistet.

b. Arbeitsstunden: Es werden die gearbeiteten Stunden je Tag aufgeführt.

c. gebuchte Fehlgründe: In dieser Spalte werden alle gebuchten Fehlgründe je Tag aufgelistet. Es werden auch die geplanten Fehlzeiten angezeigt (aber nicht berechnet).

d. davon Gleitzeit: Wenn der gebuchte Fehlgrund eine Gleitzeit ist, werden hier entsprechend die Minus-Stunden inkl. Summe ausgegeben. (Bitte beachten Sie: Ist der Fehlgrund z.B. Urlaub, fallen keine Minusstunden an!)

e. Abweichung von der Regelarbeitszeit: Es werden die sonstigen Minus-Stunden und Plus-Stunden, ebenfalls inkl. Summe, aufgeführt.

f. Davon Sonn- und Feiertag: Arbeitszeiten an Sonn-/Feiertagen (ggf. mit Zuschlag) entsprechen den in den Stammdaten definierten „spezielle interne Zeiten“.

Gilt eine Pausenregelung, werden zusätzliche Spalten “im Sinne der Pausenregelung” und “nicht eingehaltene Pausenregelung” angezeigt. Die Spalten variieren je nach Parametern der geltenden Pausenregelung.

  1. Tabelle: Einhaltung Stunden-Obergrenzen (optional):

Sind für einen Mitarbeiter Stunden-Obergrenzen definiert (unter Regelarbeitszeit) werden in dieser Tabelle entsprechende Daten angezeigt.

  1. Tabelle Jahresübersicht:

a. Überstundent vorheriges Jahr, vorige Monate, aktueller Monat, Summe und Saldo

b. Ausbezahlte Überstunden, Überstunden Sonn-/Feiertage

c. Bezahlter Urlaub, Urlaubsanspruch aktuelles Jahr, Urlaubstage aktueller Monat, Summe, gebuchte Urlaubstage und Resturlaub

d. abgeglichene Urlaubstage

Arbeitszeithistorie

Ändert, erfasst oder löscht ein Administrator Zeiterfassungsdaten eines anderen Mitarbeiters, werden die vorgenommenen Änderungen aufgezeichnet.

Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter und den Änderungszeitraum aus, um Änderungen an den Zeitdaten des Mitarbeiters überprüfen zu können.

Nach der Bestätigung mit ausführen erhalten Sie einen Überblick über alle Arbeitszeiten des ausgewählten Mitarbeiters, an denen es in diesem Zeitraum Änderungen gab, die nicht von dem ausgewählten Mitarbeiter selbst durchgeführt wurden.

Zeitnachweis Detail

Hier wird jede Zeitbuchung in einer Zeile mit Datum, Dauer (dezimal), den entsprechenden Stunden und ggf. der Bemerkung aufgeführt.

Sie können zusätzlich folgende Optionen wählen (auch in beliebiger Kombination):

mit Zwischensummen nach Datum

wenn Sie möchten, dass alle Arbeitszeiten angezeigt werden und je Tag eine Zwischensumme angezeigt wird.

mit von-bis

wenn Sie möchten, dass alle Zeitbuchungen mit der jeweiligen Anfangszeit (von)- und Endzeit (bis) angezeigt werden.

mit Unterschriftenblock in der Druckversion

wählen Sie hier eines der Formate pdf, doc (Word) oder odt (OpenOffice), bevor Sie auf „Ausführen“ klicken.

Zeitnachweis Detail mit Tagessummen

Hier wird je Tag genau eine Zeile berechnet. Arbeitszeiten mit identischem Datum, werden zu einer Zeile zusammengefasst. Jede Zeile enthält die Summe der Stunden, die an diesem Tag gearbeitet wurden, auch wenn die Zeit auf mehrere Zeitabschnitte über den Tag verteilt war.

Tipp: wenn Sie stattdessen möchten, dass alle Arbeitszeiten angezeigt werden und je Tag nur eine Zwischensumme angezeigt wird, verwenden Sie den “Zeitnachweis Detail” und kreuzen Sie dort “Mit Zwischensummen nach Datum” an.

Mitarbeiter>Auswertungen

Wenn Sie Administrator oder Controller sind und auf den Menüpunkt “Mitarbeiter” klicken gelangen Sie automatisch auf den Untermenüpunkt Mitarbeiter>Verwaltung. Klicken Sie auf den Untermenüpunkt Auswertungen, um entsprechende Mitarbeiterauswertungen abzurufen.

Arbeitszeitauswertung

In der Mitarbeiter>Auswertungen>Arbeitszeitauswertung können Sie sich für einen beliebigen Zeitraum Ihre Arbeitszeiten mit einer Summe an Stunden anzeigen lassen. Als User sehen Sie in dieser Auswertung nur Ihre eigenen Arbeitszeiten, als Administrator bzw. Controller können Sie den Mitarbeiter. Als Administrator haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Arbeitszeiten zu ändern und weitere nachzuerfassen.

Diese Auswertung steht Ihnen über Mitarbeiter>Auswertungen>Arbeitszeitauswertung zur Verfügung, sowie aus dem Untermenüpunkt Arbeitszeitauswertung eines in Mitarbeiter>Verwaltung ausgewählten Mitarbeiters.

Fehlzeitenübersicht

Diese Auswertung können Sie in ZEP CLOCK in unterschiedlichen Kontexten aufrufen. Sie können jeweils nach Fehlgrund selektieren:

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Fehlzeitenübersicht im Untermenüpunkt Fehlzeitenübersicht eines Mitarbeiters über Mitarbeiter>Verwaltung erhalten Sie eine mitarbeiterorientierte Auswertung

Arbeitszeitenübersicht

Erstellen Sie eine Auswertung der Arbeits- und Fehlzeit aller Mitarbeiter.

Für jeden Mitarbeiter wird die Soll- und die Ist-Arbeitszeit sowie die bezahlte Fehlzeit angezeigt, die sich daraus ergebenden Überstunden in diesem Zeitraum, abgeglichene Überstunden und dem Überstundensaldo.

Für freie Mitarbeiter (also Mitarbeiter, die Soll-Arbeitszeit 0 haben) ist jede gearbeitete Stunde eine “Überstunde”. Natürlich ist das etwas anderes als die Überstunden der fest angestellten Mitarbeiter, deshalb werden die freien Mitarbeiter (falls es solche gibt) in der Tabelle getrennt aufgeführt, mit extra Summenzeile.

Erste Tabelle: Mitarbeiter mit Regelarbeitszeit, d.h. mit SOLL-Zeit, d.h. i.A. Festangestellte. In der Summenzeile dieser Tabelle sind die Zahlen für diese Mitarbeiter zusammengefasst, unverfälscht durch die freien Mitarbeiter, die ja keine echten Überstunden machen.

Zweite Tabelle: Mitarbeiter ohne Regelarbeitszeit, d.h. ohne SOLL-Zeit, d.h. i.A. freie Mitarbeiter, die stundenweise im Aufwand arbeiten

Pausenübersicht

Ein Benutzer mit Administrator- bzw. Controllerrechten kann diese Auswertung für beliebige Mitarbeiter erstellen.

Diese Auswertung steht Ihnen über Mitarbeiter>Auswertungen>Pausenübersicht zur Verfügung, sowie aus dem Untermenüpunkt Pausenübersicht eines in Mitarbeiter>Verwaltung ausgewählten Mitarbeiters.

Mit kann nach Änderung des Zeitraums die Mitarbeiterauflistung aktualisiert werden. Da nur die Mitarbeiter in der Liste angezeigt werden, deren Beschäftigungszeiträume sich mit dem Auswertungszeitraum überschneiden, kann dies erforderlich sein. jeder Mitarbeiter in einem beliebigen Zeitraum eine Auswertung seiner Pausenzeiten abrufen. Gilt eine Pausenregelung, werden entsprechend der hinterlegten Parameter mehr oder weniger Spalten angezeigt.

Ohne Pausenregelung sehen Sie in der Übersicht je Tag

· Beginn und Ende der „Anwesenheit“ am Arbeitsplatz (Anfangszeit erste Zeiterfassung bis Endzeit letzte Zeiterfassung)

· die Summe der reinen Arbeitszeit (Summe der Zeiterfassungen des Tages)

· die Pausenzeit (Differenz Gesamtzeit – Arbeitszeit)

Mit Pausenregelung sehen Sie in der Übersicht je Tag alle Angaben

“Im Sinne der Pausenregelung”

· ggf. eingehaltene Ruhezeit

· Beginn und Ende der „Anwesenheit“ am Arbeitsplatz (Anfangszeit erste Zeiterfassung bis Endzeit letzte Zeiterfassung)

· die Summe der reinen Arbeitszeit (Summe der Zeiterfassungen des Tages)

· ggf. Vorgegebene Mindestpause

· eingehaltene Pause

“nicht eingehaltene Pausenregelung”

· ggf. zu wenig Ruhezeit

· zu wenig Pause

· ggf zu viel Arbeitszeit

Diese Auswertung soll Ihnen eine Überprüfung der Einhaltung von Pausenregelungen erleichtern.

Jahresübersicht Fehltage

Mit der Auswertung Mitarbeiter>Auswertungen>Jahresübersicht Fehltage, kann sich der Administrator bzw. Controller alle Fehltage pro Mitarbeiter über ein Jahr anzeigen lassen. Sie können für die Übersicht verschiedene Kriterien einstellen: Zeitraum, Fehlgründe und Fehlgrundkategorien.

Mit kann nach Änderung des Zeitraums die Mitarbeiterauflistung aktualisiert werden. Da nur die Mitarbeiter in der Liste angezeigt werden, deren Beschäftigungszeiträume sich mit dem Auswertungszeitraum überschneiden, kann dies erforderlich sein.

Monatsendeauswertung

Jeder Mitarbeiter kann sich mit der Auswertung Mitarbeiter>Auswertungen>Monatsendeauswertung über seinen aktuellen Stand bezüglich seiner Arbeitszeit, Überstunden, Urlaubstage, Resturlaub… informieren.

Ein Benutzer mit Administrator- bzw. Controllerrechten kann diese Auswertung für beliebige Mitarbeiter erstellen. Diese Auswertung steht Ihnen über Mitarbeiter>Auswertungen>Monatsendeauswertung zur Verfügung, sowie aus dem Untermenüpunkt Monatsendeauswertung eines in Mitarbeiter>Verwaltung ausgewählten Mitarbeiters.

Mit kann nach Änderung des Monats die Mitarbeiterauflistung aktualisiert werden. Da nur die Mitarbeiter in der Liste angezeigt werden, deren Beschäftigungszeiträume sich mit dem Auswertungszeitraum überschneiden, kann dies erforderlich sein.

In dieser Auswertung sieht der Mitarbeiter für jeden Tag die Stunden, die er gearbeitet hat, welche Fehlgründe er gebucht hat und die Abweichung von der Regelarbeitszeit, also Über- bzw. Minusstunden bzw. wie viele Stunden er an Sonn- und Feiertagen (mit Zuschlag) geleistet hat.

  1. Tabelle Monatsübersicht:

a. Sollstunden: In dieser Spalte werden die Soll-Arbeitsstunden je Tag aufgelistet.

b. Arbeitsstunden: Es werden die gearbeiteten Stunden je Tag aufgeführt.

c. gebuchte Fehlgründe: In dieser Spalte werden alle gebuchten Fehlgründe je Tag aufgelistet. Es werden auch die geplanten Fehlzeiten angezeigt (aber nicht berechnet).

d. davon Gleitzeit: Wenn der gebuchte Fehlgrund eine Gleitzeit ist, werden hier entsprechend die Minus-Stunden inkl. Summe ausgegeben. (Bitte beachten Sie: Ist der Fehlgrund z.B. Urlaub, fallen keine Minusstunden an!)

e. Abweichung von der Regelarbeitszeit: Es werden die sonstigen Minus-Stunden und Plus-Stunden, ebenfalls inkl. Summe, aufgeführt.

f. Davon Sonn- und Feiertag: Arbeitszeiten an Sonn-/Feiertagen (ggf. mit Zuschlag) entsprechen den in den Stammdaten definierten „spezielle interne Zeiten“.

Gilt eine Pausenregelung, werden zusätzliche Spalten “im Sinne der Pausenregelung” und “nicht eingehaltene Pausenregelung” angezeigt. Die Spalten variieren je nach Parametern der geltenden Pausenregelung.

  1. Tabelle: Einhaltung Stunden-Obergrenzen (optional):

Sind für einen Mitarbeiter Stunden-Obergrenzen definiert (unter Regelarbeitszeit) werden in dieser Tabelle entsprechende Daten angezeigt.

  1. Tabelle Jahresübersicht:

a. Überstundent vorheriges Jahr, vorige Monate, aktueller Monat, Summe und Saldo

b. Ausbezahlte Überstunden, Überstunden Sonn-/Feiertage

c. Bezahlter Urlaub, Urlaubsanspruch aktuelles Jahr, Urlaubstage aktueller Monat, Summe, gebuchte Urlaubstage und Resturlaub

d. abgeglichene Urlaubstage

Arbeitszeithistorie

Ändert, erfasst oder löscht ein Administrator Zeiterfassungsdaten eines anderen Mitarbeiters, werden die vorgenommenen Änderungen aufgezeichnet.

Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter und den Änderungszeitraum aus, um Änderungen an den Zeitdaten des Mitarbeiters überprüfen zu können.

Nach der Bestätigung mit ausführen erhalten Sie einen Überblick über alle Arbeitszeiten des ausgewählten Mitarbeiters, an denen es in diesem Zeitraum Änderungen gab, die nicht von dem ausgewählten Mitarbeiter selbst durchgeführt wurden.

Änderungshistorie

Sie können sich hier als Administrator oder Controller die Änderungshistorie über alle Mitarbeiterdaten auf einen Blick anzeigen lassen.

inkl. Anzeige von E-Mail-Versand

Wenn Sie „inkl. Anzeige von E-Mail-Versand“ ankreuzen, sehen Sie auch, wer wann den Versand einer E-Mail ausgelöst hat, erkenntlich an „E-Mail“ in der Spalte „Aktion“. Der gesamte Text der E-Mail, bestehend aus Empfänger, CC, BCC, Betreff, wird in der Spalte „neuer Wert“ angezeigt. Sie sehen jedoch erst einmal nur die ersten ca. 20 Zeichen. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, sehen Sie den gesamten Text in einem Tooltip.

Mails, die nicht durch ZEP CLOCK, sondern durch Ihren lokalen Mail-Client versendet werden, sind hier natürlich nicht aufgeführt.

Mein ZEP > Arbeitszeiten

In der Arbeitszeittabelle sind alle erfassten Arbeitszeiten aufgelistet. Die Arbeitszeiterfassung ist auf einen Erfassungszeitraum begrenzt, der in Administration>Einstellungen>Arbeitszeit definiert wird.

Für jeden Tag in der Arbeitszeittabelle und die einzelnen Arbeitszeiten stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.

· Mit dem Stift-Symbol bearbeiten Sie den Arbeitszeiteintrag

· Mit dem Mülltonnen-Symbol löschen Sie ihn.

· Mit Klick auf das Datum: Belegen Sie die Eingabemaske mit dem angeklickten Datum vor.

· Mit der grünen Markierung in der oberen Ecke der Datumsanzeige können Sie die Zeitangaben in der Eingabemaske auf die nächste Zeit nach den bisher erfassten Zeit vorbelegen (würde noch keine Zeit gebucht, wird die voreingestellte Uhrzeit aus Administration>Einstellungen>Arbeitszeit als von-Zeit vorbelegt), mit der grünen Markierung in der unteren Ecke der Datumsanzeige können Sie die Zeitangaben in der Eingabemaske auf die vorhergehende vor den bisher erfassten Zeiten vorbelegen.

· Mit Kopieren-Symbol kopieren Sie alle Zeitbuchungen des Tages auf einen anderen Tag.

· Mit der Kaffeetasse können Sie über ein Popup den Zeitraum einer Lücke / Pause definieren (siehe Pause erfassen).

Die Lücke (grüner Balken zwischen zwei Zeiteinträgen) wird in der Arbeitszeitauflistung angezeigt, wenn dies über Administration>Einstellungen>Arbeitszeiten durch den Administrator eingestellt wurde. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf diese „Lücke“ zeigen, erscheint ein Tooltipp:

Klicken Sie auf die entsprechende Lücke, wird die Ende-Zeit des vorhergehenden Eintrags als von-Zeit und die Start-Zeit des folgenden Eintrags als bis-Zeit in die Zeitfelder der Eingabemaske kopiert.

Mit dem grünen Pfeil werden alle Angaben die rechts von stehen in die Eingabemaske kopiert.

Pausenregelung

Wenn in ZEP eine “Pausenregelung” eingestellt ist (Administration>Stammdaten>Pausenregelung) kann es vorkommen, dass durch die Erfassung von Zeiten diese Pausenregelung verletzt wird. ZEP blendet eine rote Markierung neben dem Tag ein und macht Sie dann darauf aufmerksam, dass die “Pausenregelung nicht eingehalten” wurde. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über diese Meldung fahren, wird in einem Tooltipp die angewandte Pausenregelung angezeigt und der Grund der Überschreitung angegeben. Sie können nun Ihre erfassten Zeiten so korrigieren, bis die Pausenregelung eingehalten ist. Ist die Einhaltung der Pausenregel “erzwungen”, müssen Sie diese Korrektur vornehmen, da sonst die Zeiterfassung für Folgetage nicht möglich ist!

Stunden-Obergrenzen

Wenn monatliche Stunden-Obergrenzen definiert sind, wird eine Überschreitung dieser Obergrenze durch ein rotes Ausrufezeichen rechts oben in der Projektzeittabelle angemerkt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren, erhalten Sie im Flyover-Text weitere Informationen.

Tipps für die Zeiteinstellung

Datum

Belegen Sie ein Datum vor, indem Sie in der Tabelle unten auf den entsprechenden Datumstag klicken.

Alternativ können Sie das Datum auch mit dem Kalender auswählen, oder über hoch und runter stellen.

Dauer und von-/bis-Felder

Um von Stunden auf Minuten oder umgekehrt zu wechseln, können Sie folgende Tasten verwenden:

• “:” “-“ “,” (auch aus dem Ziffernblock oder “.” bei englischen Tastaturen) “Tabulator-Taste” “Leertaste” für die Minuten

• Pfeiltaste Ihrer Tastatur nach rechts “->” für die Minuten

• Pfeiltaste Ihrer Tastatur nach links “<-“ für die Stunden

Beispiel:

Möchten Sie 08:30 einstellen, positionieren Sie (per Tabulator-Taste oder Maus) auf das Stundenfeld und tippen Sie “08,30” (oder “08.30” oder “08-30” oder “08:30” oder “08” dann Pfeiltaste nach rechts und dann “30”).

Um die mit obigen Methoden anvisierten Minuten oder Stunden zu verändern, können Sie auch folgende Tasten verwenden:

• scrollen Sie mit dem Mausscrollrad nach oben oder nach unten

• Benutzen Sie die Pfeiltasten Ihrer Tastatur nach oben oder nach unten

• Tippen Sie die entsprechende Zahl.

Möchten Sie 17:00 einstellen, tippen Sie “17” für die Stunden.

Möchten Sie 07:00 einstellen, tippen Sie “07” für die Stunden.

Von- und bis-Zeit einfach anpassen

Mit der grünen Ecke rechts oben können Sie die Zeit anschließend an die letzte gebuchte Zeit vorbelegen.

Mit der grünen Ecke rechts unten können Sie die Zeit vor die erste gebuchte Zeit vorbelegen.

Mein ZEP > Fehlzeiten

Mit dem Modul Verwaltung von Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub können Sie auch alle „nicht Arbeitszeiten“ in ZEP erfassen und auswerten. Hierzu steht Ihnen der Menüpunkt Mein ZEP>Fehlzeiten zur Verfügung.

· Als Mitarbeiter mit der Berechtigungsstufe „User“ oder „User mit Zusatzrechten“ können Sie u.U. keine eigenen Fehlzeiten erfassen. Informieren Sie Ihren Administrator über Fehlzeiten, dieser wird die Eintragungen für Sie in ZEP vornehmen.

· Wenn der Administrator in den Einstellungen die Checkbox „User (mit und ohne Zusatzrechte) darf seine Fehlzeiten selbst eintragen“ aktiviert hat, können Mitarbeiter der Berechtigungsstufe „User“ oder „User mit Zusatzrechten“ eigene Fehlzeiten eingeben.

· Wenn der Administrator nur die Checkbox „User mit Zusatzrechten darf seine Fehlzeiten selbst eintragen“ aktiviert hat, kann ein Mitarbeiter der Berechtigungsstufe „User mit Zusatzrechten“ eigene Fehlzeiten eingeben, ein Mitarbeiter der Berechtigungsstufe „User“ allerdings nicht.

Fehlzeitenkalender

Hier sehen Sie Ihren Fehlzeitenkalender je Monat, voreingestellt ist immer der aktuelle Monat.

Angezeigt werden der Resturlaub für das letzte noch nicht abgeschlossene Geschäftsjahr und ggf. die geplanten Fehlzeiten.

Um eigene Fehlzeiten zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

· Klicken auf das entsprechende Datum im Kalender.

· Wenn Sie einen ganzen Zeitraum auf einmal definieren wollen, geben Sie zusätzlich ein Bis-Datum an, oder klicken Sie auf das entsprechende Datum im Kalender.

· Wählen Sie einen Fehlgrund aus.

· Geben Sie an, ob diese Fehlzeit jeweils für den ganzen Tag, halben Tag oder stundenweise erfasst wird. Die Eingabe einer Bemerkung ist optional.

· Nach Speichern ist die Zeit für den ausgewählten Zeitraum im Fehlzeitenkalender farbig markiert und enthält die Kurzform des Fehlgrunds.

· Es kann zusätzlich ein zweiter Fehlgrund pro Tag eingegeben werden, z.B. halber Tag Urlaub und halber Tag Gleitzeit.

· An Sams-/Sonn-/Feiertagen können keine Fehlzeiten eingetragen werden.

· Wenn Sie eine Fehlzeit in Stunden erfassen, wird maximal die Regelarbeitszeit des Wochentages erlaubt. Daraus ergibt sich: An Tagen mit Regelarbeitszeit 0 kann man keine Stunden-Fehltage erfassen, sondern nur ganze und halbe Tage.

· Die Farbe ist abhängig davon, ob der angegebene Fehlgrund genehmigungspflichtig ist. Ein genehmigungspflichtiger Fehlgrund ist bei der Eingabe durch die hellorange Farbe gekennzeichnet. Erst wenn der Administrator diesen Eintrag genehmigt hat, wechselt die Farbe nach orange.

· Mit Löschen können Sie die Fehlzeiten bis einschließlich dem angegebenen Bis-Datum löschen.

· Um einen Fehlzeiteintrag zu ändern klicken Sie auf den Beginn-Tag und legen Sie anschließend auch den Bis-Tag für Ihre Änderungen fest.

Zusätzlich haben Sie eine Übersicht über das aktuelle Jahr mit:

· Urlaubsanspruch

· genehmigter Urlaub

· abgeglichene Urlaubstage

· Resturlaub

· geplante Fehlzeiten

· Auflistung der Fehlzeiten deren Genehmigung noch aussteht. Ein Administrator hat hier die Möglichkeit mit dem „Häckchen“ die angezeigten Fehlzeiten zu genehmigen. Mit dem „Mülltonnen“-Symbol kann die Fehlzeit gelöscht werden. Bei Genehmigung einer Fehlzeit wird der entsprechende Mitarbeiter über die Genehmigung seiner Fehlzeit per Mail informiert.

· Der Mitarbeiter kann über den Link “Antrag auf Genehmigung einreichen (E-Mail)” den Administrator, sowie die weiteren definierten Urlaubsantrags-Empfänger (siehe Administration>Einstellungen) über die eingetragenen, genehmigungspflichtigen Fehlzeiten informieren.

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